Aplicații Web 2.0
Asana este un instrument de management de proiect care va fi potrivit pentru majoritatea utilizatorilor. În ciuda faptului că are o interfață ușor de utilizat, aplicația este destul de solidă și de încredere. Este adevărat că în această categorie găsești mulți concurenți, interfața sa flexibilă poate fi cea care face diferența pentru noii acest tip de instrumente.
Aplicația are o versiune gratuită destul de generoasă. Veți putea trimite mesaje în interiorul platformei și chiar veți avea acces la înregistrările anterioare ale proiectelor. Dacă aveți o echipă mică, versiunea gratuită vă poate economisi bani pe termen lung.
Un alt fapt util despre Asana este că are multe vizualizări ale proiectelor. Puteți alege să vă uitați la proiectele dvs. în stil Kanban , să vedeți proiectele și termenele lor limită pe un calendar sau să obțineți o prezentare generală a volumului de lucru. Abilitatea de a vă deplasa între diferite puncte de vedere oferă membrilor echipei dvs. mai multă flexibilitate și vă permite să încorporați părți interesate suplimentare.
În ceea ce privește eficiența, Asana vă permite să utilizați un set de procese și integrări automate care vă pot simplifica cu adevărat munca echipelor. Puteți, de exemplu, să specificați date limită și să primiți notificări automate în Slack atunci când o secțiune de proiect este finalizată. Echipa ta nu va avea probleme în trecerea la următorul nivel al proiectului.
Informații generale
În termeni simpli, Asana este o platformă de management al muncii care te ajută să gestionezi diferite sarcini și alte activități în rândul unui grup de oameni. În termeni mai specifici, Asana ține evidența cine este responsabil de ce sarcină și toate informațiile asociate, cum ar fi toți pașii necesari, datele limită și așa mai departe.
Flexibilitatea este cheia înțelegerii în Asana. Aceasta înseamnă că tu, utilizatorul, ești cel care decide ce fel de privire asupra muncii și ce modalitate de management este cel mai potrivită pentru tine. Deși în ultimii ani, compania a întâlnit cazuri de utilizatori care nu își doresc atâta flexibilitate, că unii preferă un instrument mai rigid, așa că creatorii au început să adauge multă structură aplicației. De exemplu, prin includerea multor șabloane și alte astfel de opțiuni. Cu alte cuvinte, abonații pot folosi Asana într-un mod complet unic și personalizat, sau o pot folosi într-un mod ghidat, folosind instrumentele și șabloanele pe care le oferă Asana.
Această configurare este ceva pe care nu îl întâlniți în alte aplicații. Cele mai multe dintre șabloane sunt concepute pentru lucru bazat pe proiecte și pot fi utilizate doar într-un număr limitat de moduri.
Să presupunem că o companie construiește 50 de case într-un an. O aplicație de management de proiect poate reprezenta fiecare etapă de construcție pentru toate casele, astfel încât acestea să aibă loc în ordinea corectă și ca echipamentele comune și forța de muncă calificată să fie disponibile la momentul potrivit pentru fiecare parte a construcției. Dacă o piesă de mașină sau o persoană este scoasă brusc din funcțiune, aplicația de management de proiect vă ajută să rearanjați programul pentru construirea tuturor celor 50 de case, precum și programul tuturor celor care lucrează la ele. Asana nu prea poate face asta, dar te poate ajuta să planifici, să zicem, o lansare de produs sau o campanie de marketing.
Structura de Bază a Aplicației
Înainte de a lansa Asana pentru toată lumea din organizație, personalul responsabil cu astfel de decizii trebuie să descopere cum să implementeze și să utilizeze aplicația. În timp ce unele instrumente de colaborare oferă simplitate, acesta nu este chiar cazul în ce privește Asana. Este destul de intuitivă, dar fiecare echipă trebuie să se gândească bine la procesele sau munca pe care dorește să le dobândească utilizând Asana și în ce mod o va face. Pentru unele echipe, șabloanele ajută, dar, în general, este nevoie de puțină activitate de tip trial and error pentru a le face corect.
Atunci când creați un cont Asana, vă puteți alătura diferitelor spații de lucru și organizații. O organizație ( Organization ) este un cont Asana care conectează toată lumea cu același domeniu de e-mail. Un spațiu de lucru ( Workspace ) este un grup de oameni care lucrează la un proiect în comun. S-ar putea, de exemplu, să vă alăturați organizației companiei dvs. și să fiți inclus în spații de lucru în funcție de departamentul dvs., de comitetele la care v-ați alăturat, de mărcile la care lucrați și așa mai departe.
Într-un spațiu de lucru, dvs. și membrii echipei dvs. creați proiecte, unde vă înregistrați și urmăriți ce se lucrează, aveți discuții cu colegii și așa mai departe. După cum am menționat, puteți folosi șabloanele Asana ca punct de plecare, puteți să vă creați propriul șablon sau să începeți de la zero.
Organizație ( Organization )
O organizație din Asana este un grup de oameni care lucrează la aceeași companie. Atunci când vă alăturați aplicației Asana folosind domeniul de e-mail al companiei dvs., aceasta vă va atribui organizației companiei dvs. De exemplu, dacă domeniul de e-mail al companiei dvs. este @compania ta.com, oricine se alătură Asana folosind acest domeniu de e-mail va deveni parte a organizației companiei. Un membru al organizației poate:
- Crea o nouă echipă
- Solicita să se alăture altor echipe din organizație
- Vedea numele și adresa de e-mail ale altor membri
- Accesa proiecte și sarcini care sunt publice pentru Organizație
De asemenea, puteți invita alte persoane care nu folosesc domeniul de e-mail al companiei să facă parte din organizația dvs. Asana îi numește Oaspeți ( Guests ) ai organizației. Aceștia pot accesa proiecte și sarcini și pot colabora în gestionarea proiectelor cu alți membrii din organizație.
Spațiu de lucru ( Workspace )
Un spațiu de lucru este o zonă de lucru partajată pentru un grup de utilizatori. Utilizatorii care partajează un spațiu de lucru pot colabora la proiecte și sarcini din spațiul de lucru. Puteți crea mai multe spații de lucru și puteți invita pe alții din cadrul organizației sau din exterior să se alăture spațiului de lucru.
Un spațiu de lucru este o zonă de lucru dedicată echipei dvs. Echipa poate fi la fel de mare ca întreaga dvs. companie sau la fel de mică cât o singură persoană. În spațiul de lucru, vă creați proiectul. Un proiect este o colecție de sarcini pe care trebuie să le faci pentru a atinge un obiectiv.
Cât costă Asana
Asana are patru niveluri de servicii: Basic (gratuit), Premium (10,99 USD de persoană pe lună), Business (24,99 USD de persoană pe lună) și Enterprise (contactați compania pentru o cotație de preț). Primiți o reducere la plata anuală. Anterior, echipele mici erau eligibile pentru o reducere de upgrade, dar acea ofertă nu mai este activă.
Bănuim că majoritatea utilizatorilor Asana folosesc planul gratuit, deoarece este foarte competitiv și la egalitate cu unul dintre celelalte platforme gratuite, Trello.
În primul rând, există foarte puține limite ale funcționalității sale. Puteți avea câte proiecte și echipe doriți, singura condiție fiind că nu se pot alătura mai mult de 15 persoane. O altă limită este că puteți avea doar 1.000 de sarcini active per cont. Însă dacă aveți atât de multe sarcini deschise cu doar 15 persoane, este posibil să nu văfie de ajuror nici un alt plan. De asemenea, Asana vă permite să încărcați câte fișiere doriți, atâta timp cât fișierele individuale sunt mai mici de 100 MB. De asemenea, aveți acces la câteva așa-numite vizualizări importante sau reprezentări vizuale ale sarcinilor dvs. Există o vizualizare bazată pe listă, precum și un calendar încorporat și o tablă kanban.
Asana Premium include toate opțiunile incluse în contul gratuit plus toate funcțiile menționate ca lipsă. Conturile premium vin cu controal administrativ, asistență prioritară și capacitatea de a crea echipe și proiecte private.
Există multe lucruri utile folosind planul gratuit, dar cu planul Premium trecem nivel superior cu unele funcționalități interesante. În primul rând, elimină limita de 1.000 de sarcini și, de asemenea, vă permite să aveți cât de mulți membri ai echipei doriți. De asemenea, mai aveți câteva câmpuri personalizate de adăugat sarcinilor, cum ar fi setarea stării acestuia. De asemenea, primiți oaspeți nelimitați, utilizatori care pot vizualiza un proiect, dar nu pot interacționa cu el, ceea ce este util dacă lucrați cu mulți contractori. Există, de asemenea, o consolă de administrare, ceea ce înseamnă că puteți urmări mai îndeaproape membrii echipei și oaspeții, limitându-le accesul și văzând ce au făcut. Dacă doriți să vă păstrați activitățile învăluite în mister, obțineți și panouri private.
Cu toate acestea, cel mai mare avantaj al upgrade-ului sunt noile vizualizări pe care le obțineți, și anume cronologia și tabloul de bord (care au fost adăugate în mai 2020). Ambele adaugă mult control și perspectivă proiectului dvs., tabloul de bord vă oferă toate informațiile de care aveți nevoie dintr-o privire, iar cronologia vă arată cum progresează lucrurile – sau vor progresa – în timp, un fel ca un diagramă Gantt.
Asana Business este destinat pentru grupuri care „trebuie să gestioneze munca în cadrul inițiativelor”. Gândiți-vă la organizațiile mari. Cu acest nivel de servicii, obțineți totul în Premium plus portofolii, obiective, volum de muncă, verificare, integrări cu unele aplicații altfel restricționate (cum ar fi Salesforce și Adobe CC) și un generator de reguli personalizate, uneori numit și automatizări.
Integrarea acestora vă va permite să trimiteți fișiere și proiecte între cele două, precum și să automatizați atunci când sarcinile sunt finalizate, eliminând mult de la un manager de proiect. De asemenea, obțineți mai mult control asupra cine folosește ce și când, așa că, dacă aveți o echipă mare care trebuie controlată, acest upgrade ar putea merita analizat.
Planul de afaceri oferă, de asemenea, noi vizualizări care ar putea fi un avantaj pentru o utilizare intensivă. Primul este „portofoliile”, care este un mod de vizualizare ce constă în vederea lucrurilor de sus a mai multor proiecte, perfectă pentru un manager care urmărește mai multe echipe. Există, de asemenea, vizualizarea „obiectivă”, care vă permite să vedeți cât de bine progresați către anumite obiective ale companiei folosind criterii pe care le puteți stabili singur.
Aspectul, interfața grafică și funcționalitatea
Asana este disponibilă pe web, ca aplicație desktop pentru macOS și Windows și ca aplicație pentru Android și iOS.
Interfața Asana este eficientă și receptivă, cu suficientă culoare și design pentru a o menține interesantă și utilă, fără a părea prea aglomerată. Are și câteva surprize, cum ar fi animații de sărbătoare care apar pe ecran din când în când, deși puteți dezactiva aceste efecte suplimentare dacă nu vă atrag.
În setările profilului, puteți adăuga informații de bază despre cont; notificări de control; ajusta preferințele de afișare și efectele vizuale; și configura integrări cu alte aplicații precum Harvest, Slack, Microsoft Teams, Zoom, Figma și altele. Consultați lista completă a aplicațiilor și integrărilor acceptate de la Asana.
În aplicațiile mobile , puteți face aproape tot ce puteți face în aplicația web, deși, în funcție de volumul de muncă și de comentariile generate de echipa dvs., poate fi de preferat să priviți Asana pe un ecran de dimensiune completă. Acestea fiind spuse, este cu siguranță posibil să fii productiv de pe un telefon. Este plăcut să poți accesa Asana de oriunde ai acces la internet. În special, aplicațiile mobile au și o mulțime de capabilități offline. Când lucrați offline în aplicațiile mobile, vedeți nori gri care indică faptul că acel conținut nu s-a sincronizat încă, astfel încât niciunul dintre colaboratorii dvs. nu îl va putea vedea până când dispozitivul dvs. nu se reconecta și se sincronizează.
Interfața Asana este împărțită în 5 zone:
- Bara laterală ( Sidebar ) – accesați Pagina de pornire, Sarcinile mele, Mesaje primite, Echipe și proiecte din spațiul de lucru sau organizația dvs.
- Antet ( Header ) – conține acțiunile și vizualizările pentru proiect, Sarcinile mele sau Vizualizarea pe care o utilizați în prezent
- Bara de sus ( Top Bar ) – Căutare, Adăugare rapidă, Setările profilului și Setările spațiului de lucru sau organizației
- Panoul principal ( Main Pane ) – afișează o listă de sarcini, conversații, calendar, progres sau fișiere
- Panoul din dreapta ( Right Pane )– conține detaliile unei sarcini sau ale unei conversații
Puteți vedea o explicație mai detaliată cu privire la interfața Asana vizitând pagina web oficială a aplicației.
În centrul oricărui Proiect (sau al oricărui set de lucrări, chiar dacă este un lucru în curs) se află sarcinile . Fiecare sarcină poate avea subsarcini, precum și un destinatar, data scadentă, data scadentă recurentă, atașamente, comentarii, etichete și urmăritori. Urmăritorii primesc actualizări oricând apare o modificare a sarcinii. Comentariile sunt deosebit de utile deoarece acceptă formatarea textului, editarea după postare și mențiunile @.
O singură sarcină plus toate subsarcinile și personalizările sale pot deveni un flux de lucru. De exemplu, dacă o sarcină obișnuită pentru echipa ta este semnarea de noi clienți, subsarcinile ar acoperi toți pașii, cum ar fi confirmarea interesului clientului, trimiterea oricăror documente necesare, primirea documentelor returnate, trimiterea unui e-mail de bun venit și așadar. mai departe. Diferiți oameni ar putea fi responsabili pentru fiecare pas, iar cu Asana, puteți atribui fiecare pas persoanei potrivite și adăugați data scadentă corespunzătoare la momentul potrivit.
Comentariile și alte date pe care le puteți atașa sarcinilor vă ajută să înțelegeți ce se întâmplă, astfel încât să nu aveți nevoie să discutați despre probleme cu colegii dvs. separat. Toate informațiile sunt chiar acolo. Pe măsură ce sarcinile și subsarcinile sunt finalizate, istoricul lor și tot ceea ce s-a întâmplat ajunge să fie atașat sarcinii în sine.
Etichetele ( Tags ) ajută ca sarcinile să fie căutate, iar funcția de căutare avansată este destul de bună. Casetele de selectare interactive vă permit să bifați sarcinile pe măsură ce le finalizați – și să le debifați la fel de ușor dacă dvs. sau un alt membru Asana remediați ceva din greșeală.
Folosind câmpuri personalizate, puteți adăuga detalii la o sarcină care este importantă pentru dvs. și pentru echipa dvs., cum ar fi prioritatea unei sarcini (scăzută, medie, mare) sau starea de progres (în așteptare, în desfășurare, în așteptare de aprobare).
O altă caracteristică utilă este capacitatea Asana de a crea dependențe între sarcini. Dacă aveți sarcina A și sarcina B, iar sarcina B poate începe doar odată ce sarcina A este terminată, atunci puteți adăuga o dependență între ele pentru a exprima acea relație.
Pentru a vizualiza astfel de dependențe, o diagramă Gantt este utilă, ceea ce obțineți cu vizualizarea cronologică Asana. Aici, utilizatorii pot vedea fiecare dintre sarcinile lor prezentate într-un format de diagramă Gantt. Dependențele sunt reprezentate de linii între sarcini și puteți face modificări după bunul plac. Diagramele Gantt sunt deosebit de utile pentru a vedea cum o întârziere într-o sarcină sau o absență prelungită a unui membru al echipei pot afecta datele țintă de finalizare a sarcinii în continuare. De asemenea, Asana vă permite să organizați sarcinile din vizualizare în secțiuni.
Folosirea Aplicației Asana
Acum este punctul în care aflăm de fapt cum funcționează cu adevărat Asana. Mai jos veți vedea o serie de scurte materiale video, fiecare cu subiectul său specific, despre cum să începeți să utilizați Asana.