Aplicații Web 2.0

Trello

Trello  este una dintre cele mai populare soluții de management de proiect disponibile la ora actuală. Conform companiei deținătoare, Atlassian, Trello avea 19 milioane de utilizatori în 2017, bucurându-se de o creștere abruptă față de 2014, când avea 4,5 milioane. Platforma ajută echipele sau indivizii să-și organizeze proiectele, să le descompună în sarcini, să atribuie termene limită, folosind interfața de utilizator drag-and-drop prietenoasă cu semnătura.

Popularitatea platformei Trello se datorează, în principal, interfeței foarte ușor de înțeles și folosit, disponibilității pe toate sistemele de operare și pe web și a prețului. Trello este una dintre platformele de management care pot fi folosite la proiecte reale fără să plătești nici un leu.

În câteva cuvinte, oamenii folosesc în general Trello pentru a crea, organiza și prioritiza activitățile, precum și pentru a-și defini proiectele și criteriile asociate. Platforma permite membrilor echipei să colaboreze la munca lor folosind faimosul său sistem de carduri, care le permite să adauge comentarii, fișiere sau link-uri. Deși, sistemul de carduri folosit de această platformă își are originea în sistemul organizațional în stil Kanban, a devenit atât de reușit încât este acum recunoscut drept „Trello Look”.

În sistemul Kanban, fiecare listă sau card acționează ca o fază în dezvoltarea unui proiect. Sarcinile se deplasează de la stânga la dreapta prin liste pe măsură ce lucrul progresează. Acesta poate fi cazul când utilizați Trello, dar nu este obligatoriu. Aveți libertatea de a alege unde să puneți cărțile care conțin sarcinile finalizate.

Bineînțeles că Trello, ca orice altă platformă respectabilă, are propriile aplicații mobile iOS și Android, o aplicație Windows și poate fi folosită și în browserul tău web preferat. De asemenea, se poate conecta cu un număr generos de aplicații terțe, cum ar fi Slack,  Google Drive, Jira, HourStack, Gmail, Dropbox etc.

Informații generale

Trello este probabil cea mai faimoasă aplicație de management de proiect bazată pe Kanban. Am afirmat înainte că platforma în discuție a preluat cele mai bune atribute din sistemul organizațional Kanban și le-a folosit în cel mai bun mod posibil, deoarece a dezvoltat ceea ce acum cunoaștem drept Trello Look . Acest lucru a funcționat atât de bine pentru ei, încât le-a adus milioane de utilizatori activi în întreaga lume, nu doar persoane fizice, ci și companii multinaționale care execută proiecte care se întind pe tot globul.

Trello este aplicația perfectă care vă poate ajuta să vă organizați, să vă coordonați și să vă urmăriți munca. Dintr-o singură privire îți poți da seama că ai de-a face cu o aplicație distractivă și intuitivă care lasă deoparte toate aspectele neimportante și, ghidată de simplitate, reușește să te ajute să faci munca așa cum a fost creată pentru a o face. Fără distrageri și opțiuni inutile care pot interfera cu proiectele dvs., Trello este o aplicație ușor de utilizat și capabilă să faciliteze colaborarea între echipe sau utilizatori individuali.

Am mai spus că aplicația este inspirată din sistemul Kanban. La fel ca Kanban, Trello folosește carduri, dispuse vertical în liste, conținute de panouri. Fiecare card este de fapt o sarcină care este de obicei atribuită unuia sau mai multor membri ai unei echipe. Deoarece alte aplicații pot avea subsarcini incluse în sarcinile reale, Trello are opțiunea de a adăuga o listă de verificare în interiorul unui card, care acționează în același mod. Puteți vedea această listă de verificare în momentul în care faceți clic pe card, împreună cu alte opțiuni precum atașarea de fișiere, adăugarea de membri suplimentari și mesaje.

Pe lângă aceste opțiuni, care reprezintă nucleul aplicației, puteți face o mulțime de alte lucruri, cum ar fi utilizarea extensiilor, numite Power-Ups , care vă permit să sincronizați Trello cu alte aplicații, cum ar fi calendarul de exemplu. Există o mulțime de opțiuni la dispoziție odată ce cunoașteți aplicația, dar când vă înregistrați pentru un cont Trello, sistemul de bază Kanban este ceea ce lucrați până când vă veți da seama ce trebuie să adăugați.

Ce este Kanban?

Kanban este o metodă de organizare, urmărire și gestionare a muncii. Imaginați-vă că doriți să creați o listă de activități pentru familie folosind o tablă și note lipicioase. Puteți începe prin a crea trei coloane (Trello le numește liste) numite To Do, Doing și Done. Puteți apoi să scrieți fiecare treabă care trebuie făcută pe un bilețel și să le puneți pe toate în coloana To Do. Să presupunem că fiecare membru al gospodăriei este responsabil pentru cel mult trei sarcini la un moment dat.

Acum, toată lumea din familie poate alege trei sarcini din coloana To Do și își poate scrie numele pe notițele lipicioase corespunzătoare. Sau altcineva le poate atribui sarcini. Când persoana responsabilă de sarcină o începe, ei mută nota lipicioasă în coloana Efectuare. Când termină, pun nota în coloana Terminat. Toată lumea poate vedea că sarcina este finalizată, iar persoana respectivă poate revendica acum încă o sarcină nouă.

Din exemplu, puteți obține două beneficii ale kanban: 1) Este un sistem excelent pentru a limita cât de multă muncă poate avea o persoană în farfurie la un moment dat; și 2) Toată lumea are vizibilitate asupra stării muncii pe care echipa (în acest caz, familia) trebuie să o facă. Acest lucru permite atât responsabilitatea, cât și posibilitatea de a ajuta alți membri ai echipei care rămân în urmă.
Sursa: https://www.pcmag.com/reviews/trello#:~:text=Kanban%20is%20a,are%20falling%20behind.

Structura de bază a Trello

Aplicația este construită pentru a gestiona proiecte, indiferent de complexitatea acestora. Utilizatorii vor beneficia de abilitățile Trello de a lucra cu proiecte existente, precum și de opțiunea de a crea altele noi și de a începe să lucreze la ele imediat. În ciuda simplității sale aparente și a modului intuitiv de a gestiona proiecte, Trello este mai mult decât capabil să susțină cele mai puternice proiecte ale echipei tale.
În general, Trello utilizează o terminologie similară pe care o puteți vedea utilizată în majoritatea aplicațiilor de productivitate. Dar există câțiva termeni care trebuie definiți pentru o mai bună înțelegere a modului în care funcționează Trello.

Kanban

După cum știm cu toții, sistemul Kanban este deja faimos și are nevoie de puține introduceri. Este un sistem japonez de management de proiect și a fost inventat de inginerul Toyota Taiichi Ohno. În Kanban, fiecare listă sau card este o fază în dezvoltarea unui proiect. Fiecare card are, în general, un nume, dar o versiune simplificată poate fi o listă de lucruri de făcut , de făcut și gata . Puteți denumi aceste liste în orice mod considerați potrivit și pot fi atât de simple sau complexe pe cât aveți nevoie. Deși Trello este cunoscut ca o platformă în stil kanban, nu este o necesitate să folosiți doar vizualizarea kanban. Utilizatorii Premium au posibilitatea de a alege felul în care doresc să arate proiectele lor.

Panouri

Pur și simplu spus, panourile Trello reprezintă de fapt proiectele la care lucrați. Panoul nu este definit în mod explicit în acest fel, ca proiect în sine, dar este modul care are cel mai mult sens: de a crea noi panouri pentru proiecte diferite. Fiecare dintre aceste panouri poate conține mai multe liste și fiecare listă include o serie de carduri (sarcini). Puteți vedea doar un singur panou la un moment dat, dar puteți vizualiza simultan toate listele conținute într-un panou.

Liste

O listă reprezintă, în general, o etapă în progresul unui proiect în curs de dezvoltare, iar un panou poate conține un număr nelimitat de liste. Fiecare listă poate fi umplută cu carduri pentru sarcini specifice. Puteți schimba numele unei liste în funcție de nevoile dvs., de exemplu, puteți denumi liste pentru a organiza sarcinile în funcție de persoana căreia îi sunt atribuite. Totuși, cel mai clasic model de organizare a sistemului kanban presupune ca sarcinile la care lucrați să fie mutate dintr-o listă în alta, de la stânga la dreapta, pe măsură ce lucrarea progresează, de la De făcut (To Do) la Finalizat (Done).

Echipe

Trello este, de asemenea, un instrument de colaborare și vă permite să creați grupuri de persoane numite Teams pe care le puteți aloca panourilor. Aceasta este o caracteristică foarte utilă, în special pentru organizațiile mari care trebuie să atribuie diferite proiecte unor echipe sau grupuri mai mici de oameni din cadrul companiei.

Power-ups

Power-Ups este numele dat de Trello suplimentelor platformei. Aceste Power-up-uri adaugă o serie de caracteristici utile, aducând funcționalități și integrări suplimentare plăcilor Trello. Puteți folosi Power-Up-urile pentru a adăuga o vizualizare a calendarului pentru a vedea când sunt scadente cardurile, integrarea cu o serie de aplicații terțiare sau pentru a vă automatiza sarcinile. Cele mai bune up-uri Trello includ:

  • Câmpuri personalizate: Adăugați pe carduri mai multe informații structurate, cum ar fi costuri, timp estimat, numere de telefon și multe altele. Aceste elemente pot fi vizibile atât pe partea din față, cât și pe spatele cardului prin intermediul pornirii câmpurilor personalizate.
  • Calendar: vedeți datele limită într-o vizualizare calendar și aduceți o perspectivă diferită unui panou cu pornirea calendarului.
  • Multiplicator de carduri: automatizați crearea de carduri Trello pentru sarcini repetate cu acest Power-Up, astfel încât să aveți un lucru mai puțin la care să vă gândiți. Pur și simplu setați programul pe un card și Trello va face automat o copie exactă a cardului respectiv la data și ora specificate.

https://blog.trello.com/beginner-tips-for-using-trello#:~:text=Custom%20Fields%3A%20Add,date%20and%20time

Cât costă Trello

Trello  are patru tipuri de planuri de abonament:  gratuit , standard  (5 USD / lună per utilizator facturat anual),  Premium  (10 USD / lună per utilizator facturat anual) și  Enterprise  (17,5 USD / lună per utilizator, facturat anual).

Merită menționat că, noi la Rogepa, am folosit cu succes Trello, versiunea gratuită, pentru organizarea mai multor proiecte, împreună cu echipe formate din organizații din mai multe țări ale UE. Posibil unul dintre cele mai mari atuuri ale Trello este că poate fi, în mod cât se poate de practic, folosit în mod gratuit.

Aspectul, interfața grafică și funcționalitatea

La fel ca toate aplicațiile respectabile, Trello  poate fi folosit cu succes pur și simplu pe un browser web sau prin descărcarea aplicației desktop dedicată (macOS, Windows) sau a aplicațiilor mobile (Android, iPhone și iPad). Puteți utiliza aplicația web fără nicio problemă. Există foarte puține diferențe între utilizarea Trello ca aplicație autonomă sau utilizarea acesteia pe web, dar diferențele există totuși. Probabil cele mai importante sunt legate de faptul că, atunci când este folosit ca aplicație, primești notificări pe desktop și opțiunea de a adăuga rapid carduri noi.

În ceea ce privește conținutul, Trello poate fi conectat cu aplicații precum Google Drive, Box, Dropbox și, din acest motiv, puteți adăuga conținutul dvs. nu numai prin încărcarea de pe desktop, ci și prin intermediul acestor aplicații terțiare și din URL-uri. Imaginile încărcate pot fi adăugate la un card sau pot fi folosite ca imagine de copertă, ajutându-vă să identificați imediat ce conține cardul. În plus, Trello vă permite să vă alegeți imaginile de copertă preluând-le din Unsplash, ca alternativă la încărcarea imaginilor.

Procesul de înscriere Trello este unul simplu și durează doar câteva minute. Pentru crearea unui panou, este necesar să ai un cont de utilizator. Tot ce ai nevoie este numele tău, o adresă de e-mail și o parolă la alegerea ta. Sau, vă puteți conecta pur și simplu folosind Google, Microsoft, Apple sau Slack. După acest „proces”, veți fi direcționat direct către spațiul personal unde aveți opțiunea de a lucra la un panou fără titlu sau de a crea unul nou.

În mod implicit, contul dvs. va fi reprezentat de o imagine care arată inițialele dvs. poziționate în colțul din dreapta sus al paginii. Accesarea acestuia vă oferă posibilitatea de a schimba informații personale precum numele, inițialele, biografia, e-mailul, parola sau preferințele de limbă. Puteți să alegeți o imagine pentru a înlocui inițialele afișate în mod implicit. Tot în interiorul contului puteți gestiona setările de notificare.

Interfața cu utilizatorul Trello este curată și intuitivă și oricine poate învăța cum să folosească aplicația în câteva minute fără nicio pregătire formală. Utilizarea aplicației nu necesită abilități speciale. Tot ce ai nevoie sunt doar câteva minute să te familiarizezi cu interfața aplicației, să știi unde poți găsi toate opțiunile importante.
Vom vorbi acum puțin despre plasarea diferitelor opțiuni în interfața Trello. În primul rând, puteți vedea panourile vizionate recent și panourile personale afișate pe ecranul principal. În partea stângă, puteți forma echipe și vă puteți accesa panourile. În partea dreaptă, în colțul de sus, aveți pictograma Notificări care este responsabilă pentru notificările dvs. Tot aici, puteți accesa informații care vă pot învăța cum să utilizați Trello.

Puteți folosi avatarul (inițiale, imagine) pentru a contacta asistența. Ajutorul poate fi contactat folosind site-ul de ajutor, comunitatea Trello sau trimițând un mesaj către Trello.
Pagina Panouri (Boards), spațiul dumneavoastră personal este locul în care vă creați Panourile (Board -urile). Utilizatorii numesc panourile în funcție de nevoile lor, dar lucrul logic de făcut este să dați panourilor numele proiectului la care lucrați, deoarece panoul în sine reprezintă de fapt proiectul, în ciuda terminologiei diferite. Apoi, puteți adăuga listele (coloanele) , care pot fi, de asemenea, denumite pentru a se potrivi nevoilor dvs. și pot fi personalizate.
Următorul aspect despre care să vorbim sunt cardurile. Ar trebui să vedeți aceste carduri ca sarcinile dvs. reale în Trello, ca locul în care vă puneți conținutul și informațiile, cum ar fi atașamente, link-uri, etichete, membri etc. Puteți să le filtrați folosind etichete colorate, să le setați pentru date sau reguli specifice, cum ar fi ca automatizari (if THIS then THAT; dacă se întâmplă ASTA, atunci fă ACEEA). De asemenea, filtrele de confidențialitate pot fi setate la public, privat sau numai în echipă.
Un alt lucru pe care îl puteți personaliza în Trello este fundalul său. Se poate opta pentru diferite culori, sau imagini personalizate (este posibil să nu poți folosi imagini de fundal decât dacă ai un cont plătit.

Folosirea Aplicației Trello

Dacă v-ați hotărât că doriți să folosiți Trello pentru a vă organiza munca sau viața personală, vă putem recomanda o serie de clipuri video informative, pe care noi le-am considerat de folos:

Supravegheați-vă sarcinile

Ce este un panou Trello

Notificări și Reminders

Șabloane

Cum să folosiți Trello