Aplicații Web 2.0
Airtable este puțin diferit de majoritatea celorlalte aplicații de management. În acest caz avem de-a face cu o așa-numită bază de date relațională. O bază de date relațională este o colecție de elemente de date cu relații între ele.
Interfața sa de utilizator este simplă, plină de culoare, prietenoasă și destul de intuitivă. Puteți salva, organiza și colabora la orice tip de conținut. Nu trebuie să cunoști scripting, porgramare sau să fii specializat în vreun fel în acest domeniu înainte de a putea folosi platforma.
Airtable este o soluție software pe care o utilizați pentru a crea foi de calcul și baze de date, care pot conține orice tip de date doriți. Utilizatorul creează un număr de rânduri și coloane în interiorul unui tabel și cărora li se poate atribui un rol (personalizare câmp). Airtable poate fi folosit și pentru crearea de calendare sau panouri kanban.
Unul dintre cele mai bune lucruri despre Airtable este că poate fi folosit de oricine pentru a crea baze de date sau foi de calcul, fără cunoștințe anterioare în ceea ce privește scripting-ul și alte tipuri de instruire de nișă. Este extrem de adaptabil, cu o gamă largă de opțiuni pentru clasificarea și organizarea datelor, permițându-le să fie utilizate de echipe sau persoane care lucrează la aproape orice proiect.
Principala atracție pentru această aplicație este faptul că este foarte adaptabilă și beneficiază de o interfață intuitivă care simplifică procesul de construire a bazei de date pentru utilizatorii nespecializați.
Informații generale
Airtable este un sistem online în care un grup de colaboratori poate stoca, partaja și edita informații în colaborare. Informațiile în discuție pot fi orice alegeți, de la sarcini simple până la un inventar complex, de exemplu.
Probabil știți despre alte aplicații care vă ajută să creați foi de calcul, cum ar fi Google Sheets sau Microsoft Excel. Deci, prin ce este diferit Airtable și de ce ar trebui să îl utilizați în locul celorlalte aplicații menționate?
În primul rând, putem spune că Airtable are multe în comun cu alte platforme de colaborare care folosesc foi de calcul, dar are două diferențe majore: Unul, Airtable se concentrează mai degrabă pe gestionarea bazelor de date decât pe foi de calcul și, dacă nu cunoașteți diferența dintre cele două este, să spunem că este o chestiune de complexitate. În al doilea rând, Airtable, așa cum am menționat anterior, este mult mai ușor de utilizat, deci nu necesită învățare despre cum să-l folosească.
Folosind cuvinte simple, putem defini Airtable ca o platformă online folosită pentru crearea și editarea bazelor de date în rândul unui grup de oameni. Urmând aceeași logică putem spune că o bază de date este un set de lucruri grupate împreună. Când întâlniți pentru prima dată o bază de date, veți fi surprins să vedeți că acestea sunt foarte asemănătoare cu foile de calcul. La prima vedere, veți vedea același aranjament de linii de grilă și file. Dar aspectul poate fi înșelător. În acest caz, deși arată aproape la fel, bazele de date și foile de calcul funcționează în moduri diferite.
De exemplu, puteți utiliza Airtable pentru a gestiona munca, cum ar fi actualizarea articolelor de pe un site web. Puteți începe prin a crea o bază de date care listează toate articolele de pe site-ul dvs. care trebuie actualizate. Proiectați înregistrările pentru baza de date pentru a conține câmpuri pentru numele articolului, adresa URL a acestuia, autorul original, data publicării, termenul limită pentru actualizarea acestuia și așa mai departe. Apoi, puteți invita editori și scriitori în baza de date pentru a-și atribui munca și poate bifați o casetă de selectare în fiecare înregistrare din baza de date pentru a indica când au terminat actualizarea unui articol.
https://www.pcmag.com/reviews/airtable#:~:text=As%20an%20example,updating%20an%20article
Bazele de date sunt mai potrivite pentru cantități mari de informații, în timp ce foile de calcul sunt cele mai potrivite pentru efectuarea calculelor. Din fericire, Airtable reușește să combine ambele categorii în cadrul unei singure platforme; poate fi o bază de date relațională care este la fel de ușor de utilizat ca o aplicație pentru foi de calcul, cum ar fi Google Sheets sau Microsoft Excel.
Utilizarea Airtable poate fi puțin prea mult la început din cauza numeroaselor sale caracteristici. Dar această senzație va dispărea de îndată ce te vei obișnui să folosești aplicația, să o creezi și să o populezi cu tabele și informații.
Aveți controlul total asupra Airtable. Foile de calcul și bazele de date pot fi atât de simple sau complexe pe cât aveți nevoie. Tu ești cel care controlează modul în care ar arăta munca ta sau ce fel de informații ar trebui să conțină.
Nu este necesar să creați doar proiecte mari și complexe în Airtable, dat fiind faptul că principala sa prioritate este crearea și editarea bazelor de date. Proiectele tale ar trebui să fie așa cum vrei tu să fie. Dacă aveți nevoie să creați proiecte simple, puteți face asta. Oricât de numeroase și de puternice sunt caracteristicile pe care Airtable ți le pune la dispoziție, nu este o obligație pentru tine să le folosești dacă nu ai nevoie de ele atunci când lucrezi la un proiect.
Posibilitățile de lucru cu Airtable sunt practic nelimitate. Puteți crea orice fel de foaie de lucru sau bază de date, puteți lucra cu orice tip de conținut, puteți aplica munca în orice domeniu doriți (industrie, marketing, resurse umane etc.).
Structura Airtable
Airtable este un instrument destul de puternic și are o mulțime de funcții potrivite pentru toate tipurile de afaceri. Aceasta este partea în care încercăm să defalcăm caracteristicile aplicației și să încercăm să ne familiarizăm cu terminologia acesteia.
În primul rând, va trebui să vă creați un cont Airtable sau, o opțiune mai accesibilă, să vă conectați folosind un cont Google, dacă aveți deja unul. După aceasta, puteți începe să creați spații de lucru și să construiți baze de date . Un spațiu de lucru este locul efectiv în care puneți o bază de date. Puteți crea spații de lucru pentru diferite scopuri. De exemplu, puteți crea spații de lucru care vor fi partajate cu organizația sau compania dvs. și alte spații de lucru care sunt personale, numai pentru ochii dvs.
Blocurile de construcție utilizate în crearea bazelor de date Airtable sunt în număr de cinci. Acestea sunt: Baze, Tabele, Câmpuri, Înregistrări și Vizualizări.
În primul rând, Airtable grupează foi de calcul individuale (numite „Tabele” ) în „Baze”. Mai multe tabele pot locui într-o singură bază, astfel încât să puteți gestiona mai multe aspecte diferite ale unui proiect într-o singură bază de proiect. Acest lucru face ca organizarea muncii să fie ușoară și intuitivă. Un grup de baze este cunoscut ca spațiu de lucru.
Pentru a rezuma acest lucru într-un mod mai vizual, putem spune că:
- O bază este de fapt o bază de date și conține informațiile de care aveți nevoie pentru un proiect și este formată din câte tabele doriți (unul sau mai multe).
- Un spațiu de lucru este o colecție de baze.
- Există diferite moduri în care puteți face o nouă bază:
- Utilizarea șabloanelor Airtable
- Importul unui fișier CSV.
- De la zero.
Tabelele, bazele și spațiile de lucru pe care le creați nu sunt menite să rămână la fel pentru totdeauna. Acesta este un fapt foarte util, deoarece înseamnă că munca dumneavoastră se poate schimba forma și modifica, devenind atât de complexă pe cât aveți nevoie pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră.
Baze
Bazele sunt baze de date unice cu toate informațiile de care aveți nevoie pentru proiectul dumneavoastră. O bază conține toate datele de care aveți nevoie pentru un proiect. Ați putea începe cu o bază goală și să o construiți de la zero, dar să începeți cu un șablon este o modalitate bună de a arunca o privire sub capotă și de a vă familiariza cu ceea ce este posibil. Airtable oferă o bibliotecă solidă de șabloane care sunt pre-populate cu date de eșantion relevante pe care le puteți modifica cu propriile dvs. De exemplu, există șabloane pentru un CRM personal, urmăritor de proiecte și un director de angajați.
Câmpuri
Fiecare coloană dintr-un tabel se numește câmp. Câmpurile sunt echivalentul coloanelor din foile de calcul, deși câmpurile sunt concepute pentru a aduce coerență datelor dvs. Fiecare câmp are un nume și poate fi personalizat pentru a conține o mare varietate de conținut, cum ar fi fotografii, atașamente, numere de telefon, date, casete de selectare și multe altele.
Tabele
Tabelele sunt folosite pentru a păstra o listă de date despre un anumit tip de articol. Fiecare bază poate avea unul sau mai multe tabele, similare cu foile de lucru dintr-o foaie de calcul.
Înregistrări
Înregistrările sunt echivalentul bazei de date pentru rândurile și celulele foilor de calcul. Fiecare înregistrare este un articol din lista dvs. Într-un tabel de angajați, fiecare înregistrare este un angajat diferit, cu date în fiecare câmp pentru a-și detalia numele, departamentul, adresa și multe altele.
Vizualizări
Deși poate fi util să vizualizați toate înregistrările simultan, puteți, de asemenea, să creați mai multe vizualizări pentru fiecare tabel dintr-o bază. Gândiți-vă la o vedere în Airtable ca la o lentilă diferită prin care puteți vedea aceleași date de tabel de bază. Aceste vizualizări personalizate pot fi utile atunci când doriți doar să vedeți înregistrările care se potrivesc anumitor criterii – poate pentru a vedea toți angajații din departamentul de inginerie.
Cât costă Airtable
Airtable vă oferă patru planuri de preț : Free , Pro , Plus și Enterprise .
Planul Free Airtable vă oferă posibilitatea de a crea baze de date nelimitate și, de asemenea, permisiunea pentru un număr nelimitat de colaboratori. Cu toate acestea, veți avea unele limitări, cum ar fi numărul maxim de 1.200 de înregistrări per bază de date și spațiul de stocare al bazei de date de 2 GB, ceea ce este mai mult decât aveți nevoie dacă nu lucrați cu atașamente mari. De asemenea, limitările se extind la doar 2 săptămâni de istorie și 100 de automatizări pe lună. Automatizările sunt foarte utile și economisesc timp și acționează ca declanșatoare: atunci când apare X, faceți Y automat.
Contul Plus este următorul pas în ceea ce privește serviciul. Costă 10 USD de persoană pe lună sau 100 USD de persoană pe an. Cu acest plan, numărul nelimitat de baze de date și colaboratori rămâne în vigoare și obțineți o extensie pentru numărul de înregistrări per bază de date: de la 1.200 la 5.000. Spațiul de stocare se schimbă, de asemenea, la 5 GB per bază de date și obțineți un istoric de 6 luni plus 5.000 de automatizări pe lună.
Următorul în linie este contul Pro , care costă 20 USD de persoană pe lună sau 200 USD de persoană pe an. Cu acest nivel de servicii beneficiați de toate opțiunile disponibile în contul Plus plus faptul că numărul de înregistrări pe bază de date crește la 50.000 și obțineți 20 GB de spațiu pe bază de date. De asemenea, aveți un an de istoric de instantanee și 50.000 de automatizări pe lună. De asemenea, sunt incluse asistență prioritară, formulare personalizate de marcă, opinii personale și alte funcții sofisticate.
Ultimul este contul Enterprise, iar pentru acest nivel trebuie să contactați compania pentru un preț.
Aspectul, interfața grafică și funcționalitatea
Puteți obține aplicații Airtable pentru macOS, Windows, iPhone, iPad și Android. Serviciul este disponibil și utilizând browserul dvs. web preferat. Pentru a crea un cont, veți avea nevoie de o adresă de e-mail și o parolă sau vă puteți conecta folosind un cont Google.
Există trei moduri în care puteți construi o bază de date: folosind un șablon, construirea unei baze de date de la zero sau importul de date dintr-o altă aplicație. Importarea datelor din altă parte implică, în general, utilizarea unui fișier CSV, dar aveți o altă opțiune dacă creați o bază de date mică și este să copiați și să lipiți pur și simplu conținutul într-o fereastră pe care Airtable o oferă.
Una dintre caracteristicile cheie ale Airtable este capacitatea de a crea și salva vizualizări personalizate. Airtable are multe instrumente pentru filtrarea și sortarea modului de a vă vedea munca. Aveți vizualizarea clasică Grilă, în care datele dvs. apar aproape ca un tabel și alte opțiuni precum Calendar , Galerie și Kanban. Kanban, după cum toată lumea știe până acum, nu este doar o modalitate de a vedea informațiile diferit. Acest sistem de vizualizare este de fapt o metodologie bine documentată pentru organizarea informațiilor și finalizarea muncii. Airtable vă permite să comutați cu ușurință între diferite vizualizări atunci când vă ajută să vedeți sarcinile așezate într-un mod diferit.
Airtable face ca navigarea în interiorul aplicației să fie destul de plăcută, folosind terminologia simplă și iconografia, ceea ce vă ajută să începeți să personalizați vizualizările bazelor de date. Chiar dacă sunteți începător în utilizarea unui software pentru foi de calcul, Airtable este totuși alegerea potrivită pentru dvs. În loc să folosiți formule, așa cum face Microsoft Excel, de exemplu, în Airtable se simte mai degrabă că îi spuneți aplicației ce trebuie să facă.
Colaborarea este o altă caracteristică cheie a Airtable, dar accentuează și importanța limitării persoanelor care pot face modificări în baza de date. Persoanele pe care le invitați să colaboreze la proiectele pe care le dețineți/creați pot întreprinde acțiuni în conformitate cu patru niveluri de permisiuni.
Primul nivel este cel pe care îl aveți, ca Proprietar/Creator. Ei, la fel ca și dvs., au acces deplin la baza de date, inclusiv capacitatea de a modifica nivelurile de permisiuni ale altor persoane sau de a șterge totul.
Al doilea este Editor. În acest caz, oamenii pot crea, elimina și modifica înregistrări, precum și pot adăuga, șterge și modifica vizualizări. De asemenea, au acces la baza de date completă.
Al treilea se numește Commenter și înseamnă cineva care poate accesa și vizualiza întreaga bază de date, dar poate comenta doar înregistrări. Ei nu pot face alte modificări.
Ultimul este accesul numai în citire. Colaboratorii cu acest nivel de permisiune pot vizualiza numai baza de date și înregistrările, dar nu pot face modificări sau adăuga comentarii.
Automatizări și Apps Marketplace. Am vorbit puțin mai devreme despre automatizări și am spus că sunt un fel de acțiuni care acționează ca declanșatoare, permițându-ți să scrii condiții simple „dacă asta, atunci asta” pentru a acționa. De fapt vorbim despre o grămadă de „dacă” care declanșează o serie de „atunci”. Aceasta este ceea ce încercăm să înțelegem ori de câte ori spunem Automatizări.
Airtable are capacitatea de a se conecta la un număr mare de servicii online, cum ar fi Asana, Box, Google Drive, Basecamp, SMS Salesforce, Zendesk, Github, Trello și chiar Instagram.
Una dintre cele mai noi caracteristici introduse recent de Airtable este Interface Designer . Aceasta este o caracteristică beta care permite echipelor să creeze interfețe vizuale și interactive folosind date din baza lor de date existentă. Puteți prezenta informațiile care sunt importante pentru colegii dvs. de echipă, evitând în același timp detaliile care vă distrag atenția, dezvoltând interfețe unice pentru ei.
Folosirea Aplicației Airtable
Dacă v-ați hotărât că doriți să folosiți Airtable pentru a vă organiza munca sau viața personală, vă putem recomanda o serie de clipuri video informative, pe care noi le-am considerat de folos: