Competențe Antreprenoriale - Partea 13.4
Trello este una dintre cele mai populare soluții de gestionare a proiectelor care există. Platforma ajută echipele sau utilizatorii individuali să își organizeze proiectele, să le împartă în sarcini, să le atribuie termene limită, folosind interfața prietenoasă de tip drag-and-drop.
În afară de Asana, Trello este alegerea preferată a utilizatorilor atunci când vine vorba de aplicații de gestionare a proiectelor. Acesta este rezultatul unei performanțe optime, a unui preț mai mult decât decent, a unei interfețe ușor de utilizat și, nu în ultimul rând, a simplității.
În câteva cuvinte, oamenii folosesc în general Trello pentru a crea, organiza și prioritiza activitățile, precum și pentru a-și defini proiectele și criteriile asociate. Platforma le permite membrilor echipei să colaboreze la munca lor folosind faimosul său sistem de carduri, care le permite să adauge comentarii, fișiere sau linkuri. Deși, sistemul de carduri utilizat de această platformă își are originea în sistemul de organizare de tip Kanban, a devenit atât de reușit încât este recunoscut acum ca fiind „Trello Look”.
În sistemul Kanban, fiecare listă sau card acționează ca o fază în dezvoltarea unui proiect. Sarcinile se deplasează de la stânga la dreapta prin liste, pe măsură ce munca avansează. Acesta poate fi cazul atunci când se utilizează Trello, dar nu este o necesitate. Aveți libertatea de a alege unde să plasați cardurile care conțin sarcinile finalizate.
Bineînțeles că Trello, ca orice altă platformă respectabilă, are propriile aplicații mobile pentru iOS și Android, o aplicație pentru Windows și poate fi utilizată și în browserul tău web preferat. De asemenea, se poate conecta cu un număr generos de aplicații terțe, cum ar fi Slack, Google Drive, Jira, HourStack, Gmail, Dropbox etc.
13.4.1 Informații generale
Trello este, probabil, cea mai cunoscută aplicație de gestionare a proiectelor bazată pe Kanban care există. Am afirmat anterior că platforma în discuție a preluat cele mai bune atribuții din sistemul de organizare Kanban și le-a folosit în cel mai bun mod posibil încât a dezvoltat ceea ce cunoaștem acum sub numele de Trello Look. Acest lucru a funcționat atât de bine pentru ei încât le-a adus 50 de milioane de utilizatori activi la nivel mondial, iar acest număr include nu doar persoane fizice, ci și companii multinaționale care execută proiecte de anvergură mondială.
Trello este aplicația perfectă care vă poate ajuta să vă organizați, să vă coordonați și să vă urmăriți activitatea. Încă de la o primă privire îți dai seama că ai de-a face cu o aplicație distractivă și intuitivă, care a lăsat deoparte toate aspectele neimportante și, ghidată de simplitate, reușește să te ajute să faci munca așa cum a fost construită pentru a o face. Fără distrageri și opțiuni inutile care pot interfera cu proiectele dvs., Trello este o aplicație de tablă kanban foarte ușor de utilizat și capabilă să faciliteze o colaborare optimă între echipe sau utilizatori individuali.
Am mai spus că aplicația este inspirată de sistemul Kanban. La fel ca și Kanban, Trello folosește carduri, aranjate în benzi, pe panouri. Fiecare carte este de fapt o sarcină care este de obicei atribuită unuia sau mai multor membri ai unei echipe. Așa cum alte aplicații pot avea subtask-uri incluse în sarcinile propriu-zise, Trello are opțiunea de a adăuga o listă de verificare în interiorul unui card, care acționează în același mod. Puteți vedea această listă de verificare în momentul în care faceți clic pe card, împreună cu opțiuni precum fișiere adăugate, membri suplimentari ai echipei sau mesaje.
Acestea sunt principalele aspecte ale lui Trello, simple și clare. Pe lângă aceste opțiuni, care reprezintă nucleul aplicației, puteți face o mulțime de alte lucruri ( opționale ), cum ar fi utilizarea extensiilor, numite Power-Ups, care vă permit să sincronizați Trello cu alte aplicații, cum ar fi calendarul, de exemplu. Există o mulțime de opțiuni la dispoziția ta odată ce ajungi să cunoști aplicația, dar atunci când te înscrii pentru un cont Trello, sistemul kanban de bază este cel cu care lucrezi până când îți vei da seama ce trebuie să adaugi.
Este o dispută generală dacă Trello este sau nu o aplicație de gestionare a proiectelor. Răspunsul depinde de ceea ce înțelegeți când folosiți cuvântul proiect. În general, un proiect este un grup de sarcini care au o dată de început, o dată de sfârșit și un produs ca rezultat. Nu toate lucrările reprezintă un proiect.
Dacă ne uităm la aplicațiile de colaborare ca la o categorie de sine stătătoare, putem vedea că avem câteva subcategorii asociate, cum ar fi aplicațiile de gestionare a proiectelor, aplicațiile de gestionare a sarcinilor sau aplicațiile de tablă kanban, care facilitează oamenilor să găsească orice aplicație care se potrivește cel mai bine nevoilor lor. Pe baza a ceea ce am afirmat mai devreme, putem spune că Trello se potrivește mai bine în categoria aplicațiilor de tablă kanban decât în cea care găzduiește aplicațiile de gestionare a proiectelor. Aceasta are toate caracteristicile tipice ale unei aplicații de tablă kanban. Faptul că puteți utiliza Trello pentru a lucra la proiecte de la început până la sfârșit nu interferează cu atribuțiile unei aplicații kanban.
Ce este Kanban?
Kanban este o metodă de organizare, urmărire și gestionare a muncii. Imaginați-vă că doriți să creați o listă de sarcini pentru familie folosind o planșă și sticky notes. Ați putea începe prin a crea trei coloane (Trello le numește liste) numite To Do, Doing și Done. Apoi puteți scrie fiecare sarcină care trebuie făcută pe un bilețel și le puteți pune pe toate în coloana To Do. Să spunem că fiecare membru al gospodăriei este responsabil de cel mult trei sarcini la un moment dat.
Acum, fiecare membru al familiei poate alege trei sarcini din coloana To Do și își poate scrie numele pe bilețelele corespunzătoare. Sau altcineva le poate atribui sarcini. Atunci când persoana responsabilă de sarcină o începe, mută bilețelul autocolant în coloana De făcut. Când termină, pune bilețelul în coloana Terminat. Toată lumea poate vedea că sarcina este îndeplinită, iar persoana respectivă poate acum să revendice încă o sarcină nouă.
Din acest exemplu, puteți desprinde două beneficii ale kanban: 1) este un sistem excelent pentru a limita cât de multă muncă poate avea o persoană în același timp; și 2) toată lumea are vizibilitate asupra stadiului lucrărilor pe care echipa (în acest caz, familia) trebuie să le facă. Acest lucru permite atât responsabilizarea, cât și posibilitatea de a ajuta alți membri ai echipei care rămân în urmă. (sursa)
A. Structura Trello
După cum am aflat mai devreme, Trello este un instrument de gestionare vizuală a muncii care ajută echipele să își gestioneze munca împreună într-un mod colaborativ și structurat. Aplicația este construită pentru a gestiona proiecte, indiferent de complexitatea acestora. Utilizatorii vor beneficia de abilitățile lui Trello de a lucra cu proiectele existente, precum și de opțiunea de a crea proiecte noi și de a începe să lucreze la ele imediat. În ciuda simplității sale aparente și a modului intuitiv de gestionare a proiectelor, Trello este mai mult decât capabil să susțină cele mai puternice proiecte ale echipei dumneavoastră.
În general, Trello utilizează o terminologie similară pe care o puteți vedea folosită în majoritatea aplicațiilor de productivitate. Dar există câțiva termeni care trebuie definiți pentru o mai bună înțelegere a modului în care funcționează Trello.
Kanban
După cum știm cu toții, sistemul Kanban este deja celebru și nu mai are nevoie de prea multă prezentare. Este un sistem japonez de gestionare a proiectelor și a fost inventat de inginerul Taiichi Ohno de la Toyota. În Kanban, fiecare listă sau card reprezintă o fază în dezvoltarea unui proiect. Fiecare card are în general un nume, dar o versiune simplificată ar putea fi o listă To Do, Doing și Done. Puteți numi aceste liste în orice mod considerați potrivit și pot fi atât de simple sau de complexe pe cât de mult doriți să fie. Deși Trello este cunoscut ca o platformă de tip kanban, nu este o necesitate să folosiți doar vizualizarea kanban. Utilizatorii premium au posibilitatea de a alege modul în care doresc să arate proiectele lor.
Board-uri
Spus simplu, panourile Trello sunt de fapt proiectele la care lucrați. Panoul nu este definit în mod explicit în acest mod, ca proiect în sine, dar este modul cel mai logic: să creezi noi panouri pentru diferite proiecte. Fiecare dintre aceste panouri poate conține mai multe liste (lists), iar fiecare listă include un număr de sarcini (tasks). Nu puteți vedea decât un singur tablou la un moment dat, dar puteți vizualiza deodată toate listele conținute într-un tablou.
Listele (Lists)
O listă specifică, în general, o etapă în progresul unui proiect în curs de dezvoltare, iar un panou poate conține un număr nelimitat de liste. Fiecare listă poate fi completată cu carduri pentru sarcini specifice. Puteți schimba numele unei liste în funcție de nevoile dumneavoastră, de exemplu, puteți denumi listele pentru a organiza sarcinile în funcție de persoana căreia îi sunt atribuite. Conform sistemului Kanban, sarcinile la care lucrați sunt, în general, mutate de la stânga la dreapta, de pe o listă pe alta, pe măsură ce munca avansează (de la To Do la Done, de exemplu).
Echipe (Teams)
Pe lângă orice altceva, Trello este, de asemenea, un instrument de colaborare și vă permite să creați grupuri de persoane numite Echipe pe care le puteți atribui panourilor. Aceasta este o caracteristică foarte utilă, în special pentru organizațiile mari care trebuie să atribuie diferite proiecte unor echipe mai mici sau grupuri de persoane din cadrul companiei.
Power-Ups
Power-Ups este numele dat de Trello modulelor suplimentare ale platformei. Aceste Power-up-uri adaugă o serie de caracteristici utile, aducând funcționalitate și integrări suplimentare panourilor Trello. Puteți utiliza Power-Ups pentru a adăuga o vizualizare a calendarului pentru a vedea când trebuie să vă fie predate cardurile, integrarea cu o serie de aplicații terțe sau pentru a vă automatiza sarcinile. Printre cele mai importante Power-Ups Trello se numără:
- Câmpuri personalizate (Custom Fields): Adăugați informații mai structurate, cum ar fi costuri, estimări de timp, numere de telefon și multe altele la carduri. Aceste elemente pot fi vizibile atât pe fața cât și pe spatele cardului prin intermediul funcției Custom Fields Power-Up.
- Calendar: Vedeți datele scadente într-o vizualizare calendaristică și aduceți o perspectivă diferită la o cartelă cu ajutorul Calendar Power-Up.
- Card Repeater (Repetare card): Automatizați crearea de carduri Trello pentru sarcini repetate cu acest Power-Up, astfel încât să aveți un lucru mai puțin la care să vă gândiți. Pur și simplu setați programul pe un card și Trello va crea automat o copie exactă a acelui card la data și ora date. (sursa)
Butler
Butler este responsabil pentru automatizările din cadrul aplicației Trello. După cum îi spune și numele, această funcție acționează ca un ajutor robotizat care se ocupă de orice muncă plictisitoare. Mai exact, vă permite să automatizați acțiuni bazate pe un anumit comportament care apare în Trello ( dacă se întâmplă ACEST lucru, atunci se va întâmpla ACEL lucru ).
Aceasta este doar o scurtă prezentare generală a lucrurilor pe care trebuie să le știți atunci când sunteți la început cu primul dumneavoastră proiect pe Trello.
B. Prețuri
Trello are patru tipuri de planuri de abonament: Free (Gratuit), Standard (5 dolari pe lună pe utilizator, facturat anual), Premium (10 dolari pe lună pe utilizator, facturat anual) și Enterprise (17,5 dolari pe lună pe utilizator, facturat anual).
Planul gratuit este destul de generos și oferă:
- Număr nelimitat de membri per spațiu de lucru
- Până la 10 panouri per spațiu de lucru
- Stocare nelimitată (10 MB / fișier)
- Carduri de conectare și carduri de bord
- Power-up-uri nelimitate
- 250 de comenzi automate Butler pe lună per spațiu de lucru
- Fundaluri și stickere personalizate
Următorul este planul Standard, care include:
- Planșe nelimitate
- Stocare nelimitată (250 MB / fișier)
- Liste de verificare avansate și câmpuri personalizate
- 1000 de comenzi de automatizare Butler pe lună per spațiu de lucru
Acest nivel beneficiază, de asemenea, de două funcții suplimentare puternice de gestionare a proiectelor:
- Primul se numește Liste de verificare (Advanced Checklists) și le permite utilizatorilor să clasifice sarcinile cu termene limită și membri care pot fi atribuiți pentru a spori responsabilitatea și implicarea membrilor echipei.
- Celălalt se numește Custom Fields (Câmpuri personalizate) și permite utilizatorilor să adauge câmpuri de text și de numere, liste derulante, casete de selectare și date de card în tablourile de bord pentru a oferi mai mult context și a gestiona informațiile despre proiect.
Nivelul Premium, pe lângă opțiunile oferite de planul Free și Standard, adaugă Power-Us-uri nelimitate, panouri de echipă nelimitate și crește limita de atașamente la 250 MB.
De asemenea, acesta beneficiază de asistență prioritară, fundaluri și stickere personalizate, posibilitatea de a grupa panouri, personalizări nelimitate pentru Butler și nicio limită de automatizare. De asemenea, sunt incluse permisiuni administrative avansate, o autentificare Google unică și o opțiune simplă de export de date.
În cele din urmă, avem nivelul Enterprise, care are prețuri variabile în funcție de numărul de membri ai echipei.
Acest plan suportă toate caracteristicile premium, fără a adăuga multe alte îmbunătățiri – fișierul atașat rămâne la 250 MB. Enterprise oferă, de asemenea, utilizarea nelimitată a lui Butler, inclusiv caracteristici de „automatizare avansată”.
13.4.2 Aspect și experieța utilizării aplicației
La fel ca toate aplicațiile respectabile, Trello poate fi utilizat cu succes pur și simplu pe web sau prin descărcarea aplicațiilor dedicate pentru desktop (macOS, Windows) sau pentru mobil (Android, iPhone și iPad). Puteți utiliza aplicația web fără niciun fel de problemă. Există foarte puține diferențe între utilizarea Trello ca aplicație independentă sau utilizarea pe web, dar diferențele există totuși. Probabil că cele mai importante sunt legate de faptul că, atunci când este utilizat ca aplicație, primiți notificări pe desktop și opțiunea de a adăuga rapid noi carduri.
În ceea ce privește conținutul, Trello poate fi conectat cu aplicații precum Google Drive, Box, Dropbox și, datorită acestui fapt, puteți adăuga conținut nu numai prin încărcare de pe desktop, ci și prin intermediul acestor aplicații terțiare și din URL-uri. Imaginile încărcate pot fi adăugate la un card sau pot fi folosite ca imagine de copertă, ajutându-vă să identificați imediat ce conține cardul. În plus, Trello vă permite să vă alegeți imaginile de copertă, luându-le de pe Unsplash, ca o alternativă la încărcarea imaginilor.
Procesul de înscriere la Trello este simplu și durează doar câteva minute. Aveți nevoie doar de numele dvs., o adresă de e-mail și o parolă la alegere. Sau, dacă alegeți să nu vă creați un cont, vă puteți conecta pur și simplu folosind Google, Microsoft, Apple sau Slack. După acest „proces”, veți fi direcționat direct către tabloul de bord personal, unde aveți opțiunea de a lucra pe un forum fără titlu sau de a crea unul nou.
În mod implicit, contul dvs. va fi reprezentat de o imagine cu inițialele dvs. poziționată în colțul din dreapta sus al paginii. Accesarea acestuia vă oferă posibilitatea de a modifica informațiile personale, cum ar fi numele, inițialele, biografia, e-mailul, parola sau preferințele lingvistice. Puteți chiar să alegeți o imagine care să înlocuiască inițialele afișate în mod implicit. De asemenea, în interiorul contului puteți gestiona setările de notificare.
Interfața de utilizator a Trello este curată și intuitivă și oricine poate învăța cum să folosească aplicația în câteva minute, fără nicio instruire formală. Utilizarea aplicației nu necesită abilități speciale. Tot ce aveți nevoie sunt doar câteva minute pentru a vă învârti în jurul aplicației, unde puteți găsi toate opțiunile importante la locul potrivit, și sunteți gata de plecare.
Vom vorbi acum puțin despre amplasarea diferitelor opțiuni în interiorul interfeței Trello. În primul rând, puteți vedea afișate pe ecranul principal panourile vizionate recent și panourile personale. În partea stângă, puteți forma echipe și vă puteți accesa panourile. În partea dreaptă, în colțul de sus, aveți pictograma Notifications (Notificări), care este responsabilă pentru notificările dvs. Tot aici, puteți accesa informații care vă pot învăța cum să folosiți Trello.
Puteți utiliza avatarul dvs. ( inițialele, poza ) pentru a contacta serviciul de asistență. Ajutorul poate fi contactat folosind site-ul de ajutor, comunitatea Trello sau trimițând un mesaj către Trello.
Tabloul de bord principal sau pagina Boards este locul în care creați panouri (Boards). Utilizatorii denumesc panourile în funcție de necesitățile lor, dar cel mai logic este să dați panourilor numele proiectului la care lucrați, deoarece panoul în sine este de fapt proiectul, în ciuda terminologiei diferite. Apoi, puteți adăuga coloanele, care pot fi, de asemenea, denumite în funcție de nevoile dumneavoastră și pot fi configurate pentru anumite ore și date.
Următorul aspect despre care trebuie să vorbim sunt cardurile (cards). Ar trebui să vedeți aceste carduri ca fiind sarcinile dvs. efective în Trello, ca fiind locul în care vă puneți conținutul și informațiile, cum ar fi atașamente, linkuri, etichete, membri etc. Puteți să le filtrați folosind etichete colorate, să le setați pentru anumite date sau reguli, cum ar fi automatizările (” if THIS, then THAT „). De asemenea, filtrele de confidențialitate pot fi setate pe public, privat sau doar pentru echipă.
Un alt lucru pe care îl puteți personaliza în Trello este fundalul acestuia. În mod implicit, vedeți un fundal albastru, dar puteți schimba acest lucru din ecranul Boards, sau, puteți folosi o imagine ca acoperire în loc de o anumită culoare.
Așa cum am mai spus, Trello are aplicații mobile disponibile pe Android și iOS, precum și aplicații desktop. Aplicațiile nu sunt foarte diferite de interfața web în ceea ce privește funcționalitatea. Asemănarea dintre ele acționează în favoarea dvs. pentru că vă facilitează mult trecerea de la o platformă la alta.
Trello vă oferă posibilitatea de a vă spori funcționalitatea prin ceva ce ei numesc Power-Ups. Aceste Power-Ups vă permit să vă personalizați proiectul prin adăugarea de noi butoane, afișarea de previzualizări ale atașamentelor pe carduri , și multe altele. Vă puteți personaliza și mai mult proiectul utilizând vizualizarea Calendar, introducând votul sau incluzând aplicații terțe, cum ar fi Google Drive sau Notejoy, de exemplu.
Un Power-Up foarte specific în Trello este ceva numit Butler. Butler vă ajută să vă automatizați planșele prin utilizarea de reguli sau acțiuni programate care sunt declanșate atunci când sunt întreprinse anumite acțiuni (” when THIS, then THAT „). Butler poate fi utilizat, de asemenea, pentru a vă filtra listele sau pentru a le ordona în funcție de nevoile dvs. ( în funcție de data scadenței, titlu, timp, voturi etc. ).
Power-Ups sunt foarte ușor de utilizat. Pur și simplu faceți clic pe butonul de adăugare și apoi selectați placa pe care o doriți.
Trello se integrează, de asemenea, cu o varietate de aplicații terțe. Putem numi ca exemple Slack, Google Drive, Jira, HourStack, Gmail, Placker, Box și Gantify. Aceste integrări sunt menite să vă simplifice procesul și să vă fluidizeze fluxul de lucru, deoarece, în acest fel, nu trebuie să părăsiți Trello și să căutați aceste aplicații pentru a le utiliza în afara aplicației.
13.4.3 Utilizarea aplicației Trello
Acum este momentul în care învățăm cum funcționează cu adevărat Trello. Mai jos veți vedea o serie de materiale video scurte, fiecare cu subiectul său specific, despre cum să începem să folosim Trello.