Competențe Antreprenoriale - Partea 13.3
Airtable este puțin diferită de celelalte aplicații prezentate aici. În acest caz, avem de-a face cu o așa-numită bază de date relațională. O bază de date relațională este o colecție de elemente de date cu relații predefinite între ele.
Interfața sa este simplă, colorată, prietenoasă și destul de intuitivă. Puteți salva, organiza și colabora cu orice tip de conținut. Nu trebuie să cunoașteți scripting sau să fiți specializat în vreun fel în acest domeniu pentru a putea utiliza platforma.
În cuvinte simple, Airtable este o soluție software pe care o utilizați pentru a crea foi de calcul și baze de date, care pot conține orice tip de date doriți. Utilizatorul creează un număr de rânduri și coloane în interiorul unui tabel și care pot fi atribuite cu un rol ( personalizare de câmpuri ). Airtable poate fi folosit și pentru a crea calendare sau panouri Kanban.
Unul dintre cele mai bune lucruri despre Airtable este că poate fi folosit de oricine pentru a crea baze de date sau foi de calcul, fără, așa cum am mai spus, cunoștințe prealabile în materie de scripting și alte tipuri de pregătire de nișă. Este extrem de adaptabil, cu o gamă largă de opțiuni de clasificare și organizare a datelor, ceea ce îi permite să fie utilizat de echipe sau persoane care lucrează la aproape orice proiect.
Principala atracție pentru această aplicație este faptul că este foarte adaptabilă și beneficiază de o interfață intuitivă care simplifică procesul de construire a bazei de date pentru utilizatorii nespecializați.
13.3.1 Informații generale
Airtable este un sistem online în care un grup de colaboratori poate stoca, partaja și edita în colaborare informații. Informațiile în discuție pot fi orice alegeți, de la sarcini simple la un inventar complex, de exemplu.
Mai devreme am vorbit despre faptul că puteți crea foi de calcul folosind Airtable. Probabil că știți despre alte aplicații care vă ajută să creați foi de calcul, cum ar fi Google Sheets sau Microsoft Excel. Așadar, cu ce diferă Airtable și de ce ar trebui să o folosiți în locul celorlalte aplicații menționate?
În primul rând, putem spune că Airtable are multe în comun cu alte platforme de colaborare care utilizează foi de calcul, dar are două diferențe majore: Unu, Airtable se concentrează pe gestionarea bazelor de date mai degrabă decât a foilor de calcul și, dacă nu știți care este diferența dintre cele două, să spunem că este o chestiune de complexitate. Doi, Airtable, așa cum am afirmat mai devreme, este mult mai ușor de utilizat, deci nu necesită învățare cu privire la modul de utilizare.
Folosind cuvinte simple, putem defini Airtable ca fiind o platformă online utilizată pentru crearea și editarea bazelor de date în cadrul unui grup de persoane. Urmând aceeași logică, putem spune că o bază de date este un set de lucruri grupate împreună. Când veți întâlni pentru prima dată o bază de date veți fi surprins să vedeți că acestea sunt foarte asemănătoare cu foile de calcul. La o primă privire veți vedea aceeași dispunere a liniilor de grilă și a filelor. Dar aspectul poate fi înșelător. În acest caz, deși arată aproape la fel, bazele de date și foile de calcul funcționează în moduri diferite. De exemplu, în cadrul unei foi de calcul veți utiliza funcții precum =SUM(C2:C7) pentru a calcula valori. O bază de date acționează diferit: de obicei, veți utiliza interogări SQL, cum ar fi SELECT*FROM Customers pentru a găsi și compara datele.
„De exemplu, ați putea folosi Airtable pentru a gestiona munca, cum ar fi actualizarea articolelor de pe un site web. Ați putea începe prin a crea o bază de date care să conțină o listă cu toate articolele de pe site-ul dvs. care trebuie actualizate. Proiectați înregistrările pentru baza de date astfel încât să conțină câmpuri pentru numele articolului, URL-ul acestuia, autorul original, data publicării, termenul limită pentru actualizare și așa mai departe. Apoi, ați putea invita editori și scriitori în baza de date pentru a-și repartiza munca și, eventual, pentru a bifa o căsuță de selectare în fiecare înregistrare din baza de date pentru a indica momentul în care au terminat de actualizat un articol.” (sursa)
În concluzie, bazele de date sunt mai potrivite pentru cantități mari de informații, în timp ce foile de calcul sunt cele mai potrivite pentru efectuarea de calcule. Din fericire, Airtable reușește să combine aceste două categorii într-o singură platformă; poate fi o bază de date relațională la fel de ușor de utilizat ca o aplicație de foi de calcul precum Google Sheets sau Microsoft Excel.
Utilizarea Airtable poate fi un pic prea mult la început din cauza numeroaselor sale caracteristici. Dar această senzație va dispărea imediat ce vă veți obișnui să folosiți aplicația, să creați și să o umpleți cu tabele și informații.
Aveți controlul total în ceea ce privește Airtable. Foile de calcul și bazele de date pot fi atât de simple sau complexe pe cât doriți să fie. Dumneavoastră sunteți cel care controlează modul în care ar arăta munca dumneavoastră sau ce fel de informații ar trebui să conțină.
Nu este necesar să creați numai proiecte mari și complexe în Airtable, dat fiind faptul că principala sa prioritate este crearea și editarea bazelor de date. Proiectele dvs. ar trebui să fie așa cum doriți să fie. Dacă aveți nevoie să creați proiecte simple, puteți face acest lucru. Indiferent cât de numeroase și puternice sunt funcțiile pe care Airtable vi le pune la dispoziție, nu este o obligație să le folosiți dacă nu aveți nevoie de ele atunci când lucrați la un proiect.
Posibilitățile de lucru cu Airtable sunt practic nelimitate. Puteți crea orice tip de foaie de calcul sau bază de date, puteți lucra cu orice tip de conținut, puteți aplica munca dumneavoastră la orice domeniu doriți ( industrie, marketing, resurse umane etc. ).
A. Structura Airtable
Airtable este un instrument destul de puternic și are o mulțime de caracteristici potrivite pentru toate tipurile de afaceri. Aceasta este partea în care încercăm să defalcăm caracteristicile aplicației și să încercăm să ne familiarizăm cu terminologia acesteia.
În primul rând, va trebui să vă creați un cont Airtable sau, o opțiune mai accesibilă, să vă conectați folosind un cont Google, dacă aveți deja unul. După aceasta, puteți începe să creați spații de lucru (Workspaces) și să construiți baze de date (Databases). Un spațiu de lucru este locul propriu-zis în care puneți o bază de date. Puteți crea spații de lucru în scopuri diferite. De exemplu, puteți crea spații de lucru care vor fi partajate cu organizația sau compania dvs. și alte spații de lucru care sunt personale, doar pentru ochii dvs.
Blocurile de construcție utilizate în crearea bazelor de date Airtable sunt în număr de cinci. Acestea sunt: Baze (Bases), Tabele (Tables), Câmpuri (Fields), Înregistrări (Records) și Vizualizări (Views).
În primul rând, Airtable grupează foile de calcul individuale (numite Tabele – Tables) în Baze (Bases). Mai multe tabele pot locui într-o singură bază, astfel încât puteți gestiona mai multe aspecte diferite ale unui proiect într-o singură bază de proiect singulară. Acest lucru face ca organizarea muncii dvs. să fie ușoară și intuitivă. Un grup de baze este cunoscut sub numele de spațiu de lucru (Workspace).
Pentru a rezuma acest lucru într-un mod mai vizual, putem spune că:
- O bază (Base) este de fapt o bază de date și conține informațiile de care aveți nevoie pentru un proiect și este formată din câte tabele (tables) doriți ( unul sau mai multe ).
- Un spațiu de lucru (Workspace) este o colecție de baze.
- Există diferite moduri în care puteți crea o nouă bază:
- Folosind șabloane Airtable
- Importând un fișier CSV.
- De la zero.
Tabelele, bazele și spațiile de lucru pe care le creați nu sunt menite să rămână la fel pentru totdeauna. Acesta este un fapt foarte util, deoarece înseamnă că munca dvs. își poate schimba forma și se poate modifica, devenind atât de complexă pe cât aveți nevoie pentru a se potrivi nevoilor dvs.
Baze
Bazele sunt baze de date unice care conțin toate informațiile de care aveți nevoie pentru proiectul dumneavoastră. Baza dvs. se poate numi „Anuarul angajaților” sau ” Cumpărarea unei mașini noi”. (A noastră se numește „Calendar editorial și resurse”.) O bază conține toate datele de care aveți nevoie pentru un proiect. Ați putea începe cu o bază goală și să o construiți de la zero, dar să începeți cu un șablon este o modalitate bună de a arunca o privire sub capotă și de a vă familiariza cu ceea ce este posibil. Airtable oferă o bibliotecă robustă de șabloane care sunt preumplute cu date de probă relevante pe care le puteți modifica cu datele dumneavoastră. De exemplu, există șabloane pentru un CRM personal, un sistem de urmărire a proiectelor și un director al angajaților.
Câmpuri
Fiecare coloană dintr-un tabel se numește câmp. Câmpurile sunt echivalentul coloanelor din foaia de calcul, deși câmpurile sunt concepute pentru a conferi consistență datelor dumneavoastră. Fiecare câmp are un nume și poate fi personalizat pentru a conține o mare varietate de conținut, cum ar fi fotografii, atașamente, numere de telefon, date, căsuțe de selectare și multe altele.
Tabele
Tabelele sunt utilizate pentru a păstra o listă de date despre un anumit tip de element. Fiecare bază poate avea unul sau mai multe tabele, asemănătoare foilor de lucru dintr-o foaie de calcul.
Înregistrări
Înregistrările sunt echivalentul bazei de date al rândurilor și celulelor din foaia de calcul. Fiecare înregistrare este un element din lista dumneavoastră. Într-un tabel de angajați, fiecare înregistrare este un angajat diferit, cu date în fiecare câmp pentru a detalia numele, departamentul, adresa și altele.
Vizualizări
Deși poate fi util să vizualizați toate înregistrările dintr-o dată, puteți, de asemenea, să creați mai multe vizualizări pentru fiecare tabel dintr-o bază. Gândiți-vă la o vizualizare în Airtable ca la o lentilă diferită prin care puteți vedea aceleași date din tabelul de bază. Aceste vizualizări personalizate pot fi utile atunci când doriți să vedeți doar înregistrările care corespund anumitor criterii – poate pentru a vedea toți angajații din departamentul de inginerie. (sursa)
B. Prețuri
Airtable vă oferă patru planuri de tarifare: Free, Team, Business și Enterprise.
Planul Free Airtable vă oferă posibilitatea de a crea un număr nelimitat de baze de date și, de asemenea, permisiunea pentru un număr nelimitat de colaboratori. Cu toate acestea, veți avea unele limitări, cum ar fi numărul maxim de 1.000 de înregistrări pe bază de date și spațiul de stocare a bazei de date de 1GB , ceea ce este mai mult decât aveți nevoie dacă nu lucrați cu atașamente mari. De asemenea, limitările se extind la doar 2 săptămâni de istoric și 100 de execuții de automatizare pe lună. Automatizările sunt foarte utile și economisesc timp și acționează ca niște declanșatoare: când se întâmplă X, faceți Y automat.
Contul Team este următorul pas în ceea ce privește serviciile. Acesta costă 20 dolari pe lună de persoană pe lună sau 100 de dolari pe an de persoană pe an. Cu acest plan, numărul nelimitat de baze de date și colaboratori rămâne în vigoare și primiți o extindere a numărului de înregistrări pe bază de date: de la 1.200 la 50.000. Spațiul de stocare se modifică și el la 10GB per bază de date, iar tu primești 1 an de istoric plus 25.000 de automatizări pe lună.
Următorul este contul Business, care costă 45 de dolari pe lună de persoană. Cu acest nivel de servicii beneficiați de toate opțiunile disponibile în contul Team, plus faptul că numărul de înregistrări pe bază de date crește la 125.000 și primiți 100 GB de spațiu pentru fiecare bază de date. De asemenea, primiți 2 ani de istoric al instantaneelor și 100.000 de execuții de automatizare pe lună. De asemenea, sunt incluse asistență prioritară, formulare cu marcă personalizată, vizualizări personale și alte caracteristici sofisticate.
Ultimul este contul Enterprise, iar pentru acest nivel trebuie să contactați compania pentru un preț.
13.3.2 Aspect și experieța utilizării aplicației
La început vrem doar să subliniem faptul că puteți obține aplicațiile Airtable pentru macOS, Windows, iPhone, iPad și Android. De asemenea, serviciul este disponibil și prin intermediul browserului dvs. web preferat. Pentru a vă înscrie pentru un cont veți avea nevoie de o adresă de e-mail și o parolă sau, vă puteți conecta folosind un cont Google.
Există trei moduri în care puteți construi o bază de date: folosind un șablon, construind o bază de date de la zero sau importând date dintr-o altă aplicație. Importul de date din altă parte implică, în general, utilizarea unui fișier CSV, dar aveți o altă opțiune dacă creați o bază de date mică și anume să copiați și să lipiți pur și simplu conținutul într-o fereastră pe care Airtable o pune la dispoziție.
Una dintre caracteristicile cheie din Airtable este capacitatea de a crea și salva vizualizări personalizate. Airtable dispune de multe instrumente pentru filtrarea și sortarea modului de vizualizare a muncii dumneavoastră. Aveți vizualizarea clasică Grid, în care datele dvs. apar aproape ca un tabel, și alte opțiuni precum Calendar, Gallery și Kanban. Kanban, după cum toată lumea știe până acum, nu este doar o modalitate de a vizualiza informațiile în mod diferit. Acest sistem de vizualizare este, de fapt, o metodologie bine documentată de organizare a informațiilor și de realizare a lucrărilor. Airtable vă permite să comutați cu ușurință între diferite vizualizări atunci când vă ajută să vedeți sarcinile dispuse într-un mod diferit.
Airtable face ca navigarea în interiorul aplicației să fie destul de plăcută prin utilizarea unei terminologii simple și prin folosirea iconografiei, ceea ce vă facilitează începerea personalizării vizualizărilor bazelor de date. Chiar dacă sunteți un începător în utilizarea unui software de foaie de calcul, Airtable rămâne alegerea potrivită pentru dumneavoastră. În loc să folosiți formule, așa cum face Microsoft Excel, de exemplu, în Airtable se simte mai degrabă că îi spuneți aplicației ce să facă.
Colaborarea este o altă caracteristică cheie a Airtable, dar accentuează și importanța limitării numărului de persoane care pot face modificări în baza de date. Persoanele pe care le invitați să colaboreze la proiectele pe care le dețineți/creați pot efectua acțiuni în conformitate cu patru niveluri de permisiuni.
Primul nivel este cel pe care îl aveți dumneavoastră, în calitate de proprietar/creator. Aceștia, la fel ca și dumneavoastră, au acces complet la baza de date, inclusiv posibilitatea de a modifica nivelurile de permisiune ale altor persoane sau de a șterge totul.
Al doilea este Editor. În acest caz, oamenii pot crea, elimina și modifica înregistrări, precum și adăuga, șterge și modifica vizualizări. De asemenea, au acces la întreaga bază de date. .
Al treilea se numește Commenter (comentator) și înseamnă o persoană care poate accesa și vizualiza întreaga bază de date, dar poate comenta doar înregistrările. Nu poate face alte modificări.
Ultimul este accesul doar pentru citire (Read-only access). Colaboratorii cu acest nivel de permisiune pot doar să vizualizeze baza de date și înregistrările, dar nu pot face nicio modificare sau adăuga comentarii.
În acest punct am dori să vorbim despre două dintre cele mai noi caracteristici introduse de Airtable: Automatizări și Apps Marketplace. Am vorbit puțin mai devreme despre Automatizări și am spus că acestea sunt un fel de acțiuni care acționează ca niște declanșatoare, permițându-vă să scrieți condiții simple de tipul „dacă asta, atunci asta” pentru a acționa. De fapt, vorbim despre o serie de „dacă” care declanșează un număr de ” atunci”. Aceasta este ceea ce încercăm să înțelegem ori de câte ori vorbim de Automatizări.
De exemplu, „Dacă cineva creează o nouă înregistrare în această bază de date, trimiteți un mesaj pe un anumit canal Slack”. (sursa)
Un alt lucru despre care nu putem continua fără să vorbim este capacitatea Airtable de a se conecta cu un număr mare de servicii online, cum ar fi Asana, Box, Google Drive, Basecamp, SMS Salesforce, Zendesk, Github, Trello și chiar Instagram.
Una dintre cele mai noi caracteristici introduse recent de Airtable este Interface Designer. Aceasta este o funcție beta care permite echipelor să creeze interfețe vizuale și interactive folosind date din baza de date existentă. Puteți prezenta informațiile care sunt importante pentru coechipierii dumneavoastră, evitând în același timp detaliile care vă distrag atenția prin dezvoltarea unor interfețe unice pentru aceștia.
Considerăm că aceasta este o caracteristică utilă care vă permite să creați cu ușurință interfețe diferite pentru nevoi diferite, ceea ce înseamnă că colaboratorii văd doar ceea ce trebuie să vadă. Acest lucru face ca dumneavoastră, în calitate de proprietar, să vedeți cu exactitate stadiul proiectului, iar colaboratorilor le este ușor să se concentreze asupra aspectelor importante ale muncii lor.
„De exemplu, echipele de marketing pot revizui și aproba conținutul direct dintr-o interfață, în timp ce echipele responsabile de produse pot analiza feedback-ul clienților fără a mai fi nevoite să treacă prin date periferice. Modificările din interfață sunt reflectate automat în baza dvs. de date și invers, astfel încât datele dvs. sunt întotdeauna actualizate.” (sursa)
13.3.3 Utilizarea aplicației Airtable
Acum este momentul în care vom afla cum funcționează Airtable. Mai jos veți vedea o serie de materiale video scurte, fiecare cu un subiect specific, despre cum să începeți să utilizați Airtable.