Competențe Antreprenoriale - Partea 13.2
MeisterTask este o aplicație de productivitate care ajută utilizatorii individuali și organizațiile să își construiască un flux de lucru coerent, folosind o serie de automatizări. Este o soluție bazată pe cloud care suportă mai mulți utilizatori și proiecte, favorizând colaborarea în timp real. Aceasta simplifică comunicarea între membrii echipei, permițându-le să comenteze munca fiecăruia, să stabilească termene limită și notificări și să partajeze fișiere online.
Mulți oameni se referă la MeisterTask ca la o aplicație de gestionare a proiectelor și, deși are cu siguranță un anumit farmec ca instrument de colaborare online care permite grupurilor de persoane să gestioneze sarcini, nu este deloc un software de gestionare a proiectelor. Pe baza asemănării sale cu Trello, MeisterTask se încadrează mai bine în aplicațiile de tip kanban. Acest tip de soluții vă ajută să organizați și să gestionați sarcinile în timp real într-un proces continuu.
Pur și simplu, MeisterTask este o platformă de urmărire a sarcinilor la prețuri accesibile, cu care puține alte soluții din aceeași categorie se pot compara. Indiferent de stilul dvs. de management, aplicația poate fi mai mult decât utilă pentru toți cei care caută o aplicație de gestionare a proiectelor de înaltă calitate.
În esență, MeisterTask organizează sarcinile și termenele pentru fiecare proiect în parte, folosind un panou de proiect în stil Kanban, care este centralizat pentru a-i ține la curent pe ceilalți utilizatori.
13.2.1 Informații generale
În primul rând, haideți să vorbim despre ce ar trebui să considerăm o aplicație de gestionare a sarcinilor (task management app). Deși MeisterTask nu se rezumă la această definiție, ea poate fi utilizată în astfel de scopuri. Așadar, un software de gestionare a sarcinilor este un software care vă ajută să gestionați munca legată de sarcini, ajutând utilizatorii să sorteze, să atribuie și să urmărească sarcinile de la început până la sfârșit. Adesea, astfel de platforme, inclusiv MeisterTask, au și alte opțiuni disponibile, pe lângă gestionarea sarcinilor, cum ar fi comunicarea sau posibilitatea de a comenta în timp real.
Practic, un software de gestionare a sarcinilor vă permite să creați o listă de sarcini de îndeplinit. Creați sarcinile, le sortați în grupuri, apoi le atribuiți membrilor responsabili ai echipei. De asemenea, software-ul permite persoanelor implicate să fie informate cu privire la progresul activității celorlalți.
Așa cum am mai spus, MeisterTask este o soluție de gestionare a sarcinilor, deci are toate opțiunile descrise mai sus și multe altele. După cum îi spune și numele, aplicația este destul de bună în ceea ce face, este un adevărat „maestru” al sarcinilor. De fapt, această aplicație este una dintre soluțiile optime pentru urmărirea lucrărilor în curs de desfășurare, concentrându-se în principal pe organizarea și urmărirea sarcinilor în curs de desfășurare, mai degrabă decât pe proiecte complexe și ample.
La fel ca majoritatea celorlalte platforme de productivitate, MeisterTask folosește carduri de tip kanban, care este, fără discuție, cea mai optimă și mai convingătoare soluție vizuală folosită cu succes în acest tip de proiecte. Multe alte platforme de gestionare a sarcinilor folosesc acest stil, deoarece este recunoscut ca fiind unul dintre cele mai bune moduri de vizualizare a activității legate de sarcini. În esență, sistemul în stil Kanban utilizează o serie de carduri care conțin sarcinile efective și care pot fi mutate în spațiul de lucru în funcție de nevoile utilizatorului sau de evoluția lucrărilor.
Trello, Asana, Asana, Monday, Airtable, Notion, Things, Todoist și altele se numără printre numeroasele alternative de software de productivitate gratuite și comerciale disponibile. MeisterTask se prezintă ca fiind un concurent pentru Trello și este ușor de înțeles de ce.
MeisterTask este unul dintre cele mai bune instrumente de gestionare a proiectelor folosite pentru afaceri și proiecte de toate felurile. Puteți fi un freelancer sau proprietarul unei afaceri foarte mici și să beneficiați de tot ce are MeisterTask mai bun de oferit, chiar și cu planul gratuit. Chiar dacă planul gratuit nu vine cu toate funcțiile, acesta oferă totuși suficiente pentru a începe.
MeisterTask are o platformă centrală pentru ca membrii unei echipe să stocheze informații legate de proiect, permițându-le să rămână informați pe tot parcursul proiectului în curs. Persoanele care lucrează la proiecte primesc notificări și reamintiri pentru următoarele termene scadente, ceea ce le permite să nu-și rateze termenele.
Instrumentul este destul de simplu de utilizat și, în ciuda faptului că este dotat cu numeroase funcții, platforma este simplă și are o interfață simplă și intuitivă. Dacă ați folosit în trecut o aplicație de tip Kanban, nu veți avea surprize în ceea ce privește interfața de utilizare. Dacă nu, platforma este ușor de utilizat și nu veți avea niciun fel de problemă în a învăța cum să o folosiți.
Persoanele care lucrează de la distanță vor beneficia, de asemenea, de utilizarea MeisterTask. Aceasta are opțiuni de colaborare impresionante, permițându-vă dvs. și membrilor echipei dvs. să lucrați împreună la proiecte în timp real. Astfel, nu veți pierde timp și vă veți putea concentra asupra lucrurilor pe care le aveți la îndemână.
A. Structura MeisterTask
Dacă sunteți nou în MeisterTask, veți observa că unele dintre cuvintele folosite în aplicație sunt diferite de cele folosite în alte aplicații de gestionare a proiectelor – și chiar și în alte aplicații Kanban.
Proiecte (Projects)
Proiectul este nucleul principal în MeisterTask, în jurul căruia gravitează întregul flux de lucru. De fapt, fiecare proiect este un panou în care vă puteți organiza sarcinile legate de un anumit subiect, obiectiv sau orice altă metodă de sortare pe care o alegeți. Proiectele sunt separate în secțiuni, care sunt de fapt coloane verticale. Pe măsură ce munca avansează, tăblițele cu sarcini sunt mutate pe panoul proiectului de la stânga la dreapta, într-un flux de lucru kanban clasic.
Sarcini (Tasks)
Sarcinile acționează ca niște pași mici în finalizarea unui proiect. Cu cât aveți mai mulți pași, cu atât proiectul este mai complex. Un proiect mare va avea mai multe tăblițe de sarcini, fiecare dintre acestea fiind mutată pe tablă sau modificată pentru a încorpora toate informațiile, atașamentele și comunicarea necesare.
Glosar de termeni
- Proiecte (Projects) : Proiectele MeisterTask sunt similare panourilor Trello – ele reprezintă nivelul superior de organizare în contul dumneavoastră. Funcțiile de colaborare ale MeisterTask funcționează pe bază de proiecte, astfel încât puteți utiliza proiecte diferite pentru a lucra cu echipe și colegi diferiți.
- Secțiuni (Sections) : Un proiect în MeisterTask este format din mai multe secțiuni. În Trello, și în metoda mai largă Kanban, acestea se numesc liste.
- Sarcini (Tasks) : ceea ce în Trello se numește carduri, în MeisterTask se numește sarcini. Și exact pentru asta sunt articolele.
- Power-up-uri (Power-ups) : MeisterTask numește Power-up-uri integrarea lor nativă. Include, de asemenea, unele caracteristici precum urmărirea timpului sub acest titlu.
- Statistici (Statistics) : MeisterTask reunește urmărirea performanțelor, urmărirea timpului și rapoarte detaliate într-o secțiune numită Statistici. Puteți să o accesați făcând clic pe pictograma profilului dumneavoastră. (sursa)
Caracteristici cheie
- Secțiuni nelimitate (Unlimited sections) – puteți crea, denumi și sorta oricâte secțiuni doriți, permițându-vă să vă personalizați tabloul de bord în funcție de fluxul de lucru.
- Filtre (Filters) – folosiți filtre precum tag-ul, destinatarul, observatorul, starea, data scadenței și programul pentru a vă vizualiza proiectele într-un mod care vă convine cel mai bine.
- Cronologie (Timeline) – plasați sarcinile pe cronologie pentru a vizualiza un întreg proiect împreună într-o vizualizare calendaristică.
- Automatizări (Automations) – creșteți eficiența prin automatizarea etapelor care se repetă în fluxul dvs. de lucru.
- Sarcini recurente (Recurring tasks) – setați un șablon pentru o sarcină recurentă dacă trebuie să efectuați aceeași sarcină în mod regulat.
- Limite de sarcini (Task limits) – limitați numărul de sarcini pe care le preluați deodată cu ajutorul „limitelor de sarcini”. Permiteți echipei dvs. să se concentreze pe sarcina în cauză.
- Assignatari și observatori (Assignees and watchers) – după ce ați atribuit o sarcină unui membru al echipei, rămâneți în buclă devenind observator.
- Date scadente (Due dates) – stabiliți date scadente pentru a stabili obiective și termene clare cu echipa dvs.
- Urmărirea timpului (Time tracking) – utilizați cronometrul încorporat pentru a ține evidența timpului petrecut pentru fiecare sarcină.
- Câmpuri personalizate (Custom fields) – adăugați câmpuri personalizate la sarcinile dvs. pentru a oferi și mai multe informații.
- Liste de verificare multiple (Multiple checklists) – utilizați liste de verificare pentru a vă asigura că sarcinile sunt îndeplinite în totalitate.
- Atașamente (Attachments) – atașați fișiere și imagini direct la fiecare sarcină, astfel încât acestea să fie acolo când dvs. și echipa dvs. aveți nevoie de ele.
- Etichete (Tags) – utilizați etichete pentru a vă organiza sarcinile în funcție de categorie, client, prioritate sau orice altceva. Puteți apoi să vă filtrați sarcinile cu ajutorul etichetelor pentru a vă eficientiza fluxul de lucru.
- Agenda – utilizați „agenda” ca un tablou personal, privat, unde puteți fixa sarcini din orice proiect. Acest lucru vă permite să vedeți exact ce sarcini trebuie să prioritizați – chiar dacă toate sunt din proiecte diferite!
- Tablou de bord (Dashboard) – fiecare utilizator MeisterTask se poate bucura de propriul tablou de bord personalizabil cu o listă de verificare personală.
- Aplicație desktop – nu doriți să utilizați MeisterTask din browser? Descărcați în schimb aplicația desktop și lucrați direct de pe Mac sau PC.
- Aplicație mobilă – cu aplicația mobilă MeisterTask, nu veți pierde nicio notificare în timp ce sunteți în mișcare. În prezent, există aplicații mobile de iOS și Android. (sursa)
În ciuda interfeței sale simple, MeisterTask este plin de caracteristici inovatoare pentru a accelera și simplifica fluxul de lucru. Mai jos, explorăm câteva dintre lucrurile care fac MeisterTask grozav.
Conceput pentru colaborarea și gestionarea proiectelor
MeisterTask a fost construit cu gândul la colaborarea și gestionarea proiectelor. Combinând funcțiile și capacitățile de gestionare a proiectelor, colaborare și gestionare a sarcinilor, MeisterTask este un magazin unic pentru nevoile dvs. de gestionare a proiectelor. Creați cu ușurință proiecte, adăugați membri ai echipei și atribuiți sarcini cu un simplu clic pe un buton.
Fiecare membru al echipei poate vedea unde se află
Unul dintre cele mai bune lucruri la MeisterTask este fluxul de lucru flexibil și panourile de proiect. Tablourile de proiect pot fi văzute de toți membrii echipei, permițând tuturor să vadă unde se află în ceea ce privește stadiul proiectului, progresul, sarcinile, sarcinile și termenele limită. Fiecare utilizator are propriul tablou de bord, care poate fi personalizat pentru a afișa sarcinile finalizate și în curs de desfășurare, un raport zilnic și o prezentare generală rapidă.
Comunicare instantanee
MeisterTask vă permite să comunicați și să partajați cu întreaga echipă în câteva secunde. Platforma beneficiază de un hub central în care sunt stocate toate informațiile, permițând oricărui membru al echipei să vizualizeze fișiere și actualizări de oriunde din lume. Există, de asemenea, un spațiu pentru a discuta idei cu membrii echipei, pentru a atribui sarcini și pentru a stabili termene limită.
Integrare
MeisterTask poate fi integrat cu alte aplicații de productivitate, transformându-l într-un conglomerat extins în care toate instrumentele de care aveți nevoie pentru proiectele dumneavoastră nu sunt departe. Integrarea altor aplicații în MeisterTask îi poate ajuta pe utilizatori să partajeze fișiere și să îmbunătățească colaborarea, comunicarea și programarea. MindMeister, o aplicație de cartografiere mentală care le permite utilizatorilor să facă brainstorming de idei în timp real cu alți membri ai echipei, poate fi, de asemenea, integrată în platformă. Acest lucru face ca instrumentul să fie ideal pentru planificarea proiectelor.
B. Prețuri
MeisterTask are patru niveluri de servicii, inclusiv un plan de bază gratuit
- Basic: Planul de bază gratuit vă permite să aveți un număr nelimitat de proiecte și membri, adică persoane pe care le invitați să lucreze cu dumneavoastră, care trebuie să aibă propriile conturi MeisterTask. Cu contul de bază gratuit, nu aveți toate funcțiile care se găsesc în planurile plătite și puteți atașa doar fișiere de 200 MB sau mai mici.
- Pro: Un plan MeisterTask Pro costă 11 € pe lună, de persoană. Limita de încărcare a fișierelor de 200 MB este în continuare valabilă, dar diferența este că vă puteți conecta cu oricâte instrumente acceptate de MeisterTask doriți. Aveți, de asemenea, un cont de administrator, mai multe liste de verificare, statistici și rapoarte, arhive de activitate în care se pot face căutări și alte câteva beneficii.
- Business: Contul Business costă 22,50 € pe persoană pe lună. Beneficiați de toate opțiunile incluse în planul Pro și nu trebuie să vă mai faceți griji cu privire la limita de încărcare. Se adaugă roluri și permisiuni, precum și opțiunea de a adăuga grupuri la echipe, câmpuri personalizate, suport pentru weekend, partajare în grup, rapoarte de conformitate și de activitate și posibilitatea de a păstra private informații specifice de la membrii echipei.
- Enterprise: Acesta este un nivel de serviciu personalizat pentru companiile mari, iar prețul pentru acesta este disponibil doar la cerere.
13.2.2 Aspect și experieța utilizării aplicației
În MeisterTask, procesul de lucru este destul de simplu: creați proiecte, iar în cadrul acestora creați sarcini. Proiectele pot fi folosite în scopuri personale, caz în care sunt private, sau pot fi partajate cu alți utilizatori, caz în care pot fi publice. Configurația implicită este cea a unui tablou Kanban. Configurația kanban este una dintre cele mai bune modalități de a avea o vedere globală a unui proces de lucru în desfășurare. Puteți vedea ce lucrări trebuie să fie efectuate, cine lucrează la ce și care este stadiul general al lucrărilor.
„Un proiect are o dată de demarare, o dată de încheiere și un produs de livrat. De exemplu, construirea unui site web este un proiect. La finalul proiectului, aveți un site web finalizat și lansat. Introducerea de conținut pe un site web este o activitate continuă. Lista personală de lucruri de făcut este o activitate continuă. Nu există o dată fixă la care să se oprească și nu există un singur rezultat final finalizat. După părerea mea, MeisterTask este mai potrivit pentru gestionarea lucrărilor în curs de desfășurare decât a proiectelor, deoarece îi lipsesc unele caracteristici specifice gestionării proiectelor.” (sursa)
În MeisterTask, puteți crea coloane verticale care pot avea orice nume doriți. De obicei, acestea sunt denumite în funcție de stadiul lucrărilor în curs, cum ar fi To Do, Doing, Done. Apoi, în interiorul acestor coloane, creați sarcini, care sunt de fapt carduri și care pot fi mutate de pe o coloană pe alta pe măsură ce munca avansează.
Primul lucru pe care îl observați atunci când vedeți pagina de start a MeisterTask este că, în stânga, aveți o listă cu toate proiectele dumneavoastră, iar în dreapta un rezumat al tuturor informațiilor importante. Proiectele pot fi glisate și reordonate pentru a se potrivi nevoilor sau preferințelor dumneavoastră. În mod implicit, prima coloană pe care o vedeți se numește My Tasks (Sarcinile mele) aceasta arată sarcinile care v-au fost atribuite și care trebuie îndeplinite în viitorul imediat, plus cele care sunt neprogramate. Sunteți liber să schimbați filtrul pentru a afișa proiectele ordonate diferit, de exemplu, în ordine alfabetică. Aici puteți vedea și o listă de verificare personală în partea de sus, unde puteți scrie orice doriți. A doua coloană este o listă cu notificările recente grupate pe zile.
MeisterTask utilizează mai multe elemente vizuale care pot fi utile în anumite situații. În acest sens, este similar cu Trello. De exemplu, atunci când încărcați un fișier într-o sarcină, o miniatură a acestuia apare pe cardul din vizualizarea pe coloană. Etichetele sunt codificate prin culori și apar, de asemenea, în vizualizarea cardului.
Am vorbit mai devreme despre primele lucruri pe care le vedeți pe pagina de start a MeisterTask. Acum este timpul să elaborăm opțiunile incluse în tabloul de bord principal. În primul rând, interfața MeiserTask este împărțită în 2 zone: avem bara laterală din stânga și, în dreapta, Widgeturile de informații.
Bara laterală din stânga (Left Sidebar) – După cum am menționat anterior, bara laterală din stânga a tabloului de bord include o listă a tuturor proiectelor în care sunteți implicat în prezent (fără a include proiectele invitate). De asemenea, include linkuri către agenda și rapoartele dumneavoastră. Această bară laterală este utilizată în mod obișnuit pentru:
- Vizualizarea proiectelor dvs. ca o listă
- Crearea de noi proiecte (faceți clic pe +).
- Reorganizarea listei de proiecte, prin glisare și fixare, și organizarea acestora în grupuri
- Importarea proiectelor
- Accesarea agendei
Widgeturi de informații (colțul din dreapta sus) – Trei widgeturi de informații sunt amplasate în colțul din dreapta sus al tabloului de bord și pot fi accesate direct de acolo. Activați și dezactivați aceste widgeturi pentru a schimba informațiile care apar pe tabloul de bord.
Deschideți aceste widgeturi pentru a:
- Accesa datele de urmărire a timpului
- Vizualiza sarcinile atribuite și lista de verificare personală
- Vizualiza notificările dvs.
Lucrul cu proiectele MeisterTask este destul de ușor și intuitiv. Din bara laterală din stânga puteți crea un nou proiect sau puteți intra într-unul existent și puteți adăuga pur și simplu sarcini și membri la acesta. Dacă ați mai lucrat cu acest tip de aplicații, aveți opțiunea de a vă importa munca din alte aplicații precum Asana sau Trello.
Sarcinile sunt principalul punct de interes pe această platformă. La o sarcină se pot adăuga note (similare unei descrieri), o listă de verificare, un destinatar, urmăritori, atașamente, comentarii de la dvs. și de la colaboratorii dvs., etichete, precum și o dată și o oră de scadență.
MeisterTask are o mulțime de funcții, dar trebuie să le activați pentru a le folosi, deoarece nu sunt active în mod implicit. De exemplu, aveți la dispoziție o funcție de urmărire a timpului, dar trebuie să o activați pentru a o utiliza. Această opțiune specială vă ajută să urmăriți timpul petrecut pentru a lucra la o sarcină. O altă caracteristică utilă este dependența sarcinilor sau, Task Relationships, așa cum o numește MeisterTask. Această opțiune le permite utilizatorilor să creeze legături între sarcini și este destul de utilă ori de câte ori aveți nevoie ca o sarcină să fie finalizată doar după ce o alta anterioară este gata. Toate aceste caracteristici sunt cunoscute ca Power-Ups în vocabularul MeisterTask și pot fi găsite în meniul cu același nume.
O caracteristică care merită cu siguranță explorată dacă folosiți MeisterTask este Automatizări (Automations). Această caracteristică acționează de fapt ca o regulă: atunci când se efectuează o acțiune, aceasta declanșează automat o alta. De exemplu, dacă o sarcină este plasată în coloana de lucru Done, aceasta va fi automat arhivată.
13.2.3 Utilizarea aplicației MeiterTask
Acum este momentul în care aflăm cum funcționează de fapt MeisterTask. Mai jos veți vedea o serie de materiale video scurte, fiecare cu subiectul său specific, despre cum să începeți să folosiți aplicația.
INTRODUCERE
EXPLORAREA TABLOULUI DE BORD
GESTIONAREA SARCINILOR
UTILIZAREA CRONOLOGIEI
BAZELE MANAGEMENTULUI DE PROIECT
MANAGEMENTUL ECHIPEI
Puteți afla mai multe despre utilizarea MeisterTask vizitând canalul lor oficial de youtube sau site-ul lor oficial.