Competențe Antreprenoriale - Partea 13.1
Asana se numără printre cele mai bune opțiuni de software de gestionare a proiectelor disponibile, cu o varietate de vizualizări care pot fi personalizate pentru fiecare membru al echipei.
Asana este un instrument de gestionare a proiectelor care va fi potrivit pentru majoritatea utilizatorilor. În ciuda faptului că are o interfață ușor de utilizat, aplicația este destul de solidă și fiabilă. Este adevărat că în această categorie puteți găsi concurenți mai puternici, dar interfața sa simplă poate fi ceea ce face diferența pentru persoanele noi care se familiarizează cu acest tip de instrumente.
Aplicația are o versiune gratuită destul de generoasă. Veți putea să trimiteți mesaje în interiorul platformei și chiar să aveți acces la înregistrările proiectelor anterioare. Dacă aveți doar o echipă mică, versiunea gratuită vă poate economisi bani pe termen lung.
Un alt fapt util despre Asana este că are multe vizualizări de proiect. Puteți alege să vă priviți proiectele pe carduri în stil Kanban, să vedeți proiectele și termenele lor într-un calendar sau să obțineți o imagine generală a volumului de muncă. Capacitatea de a trece de la o vizualizare la alta oferă membrilor echipei dvs. mai multă flexibilitate și vă permite să încorporați și alte părți interesate.
În ceea ce privește eficiența, Asana vă permite să folosiți un set de procese automate și integrări care pot simplifica cu adevărat munca echipelor dvs. Puteți, de exemplu, să specificați date scadente și să primiți notificări automate în Slack atunci când o secțiune a proiectului este finalizată. Echipa dvs. nu va avea nicio problemă în a trece la următorul nivel al proiectului.
13.1.1 Informații Generale
În termeni simpli, Asana este o platformă de gestionare a muncii care ajută oamenii să gestioneze diferite sarcini și alte activități în cadrul unui grup de persoane. În termeni mai specifici, Asana ține evidența persoanei care se ocupă de o anumită sarcină și a tuturor informațiilor asociate, cum ar fi toate etapele necesare, datele de scadență și așa mai departe.
Flexibilitatea este cheia înțelegerii Asana. Acest lucru înseamnă că dvs., utilizatorul, sunteți cel care decideți asupra felului în care țineți evidența sarcinilor și asupra modului în care este cel mai potrivit pentru dvs. să le realizați. Deși, în ultimii ani, compania s-a confruntat cu cazuri de utilizatori care nu își doresc atât de multă flexibilitate, că unele persoane preferă un instrument mai rigid, așa că creatorii au început să adauge multă structură în aplicație. De exemplu, prin includerea multor șabloane și a altor opțiuni de acest gen. Cu alte cuvinte, abonații pot folosi Asana într-un mod complet unic și personalizat sau o pot folosi într-un mod ghidat, folosind instrumentele și șabloanele pe care le oferă Asana.
Această configurație este ceva ce nu întâlniți în alte aplicații. Cele mai multe dintre ele sunt concepute pentru munca bazată pe proiecte și pot fi utilizate doar într-un număr limitat de moduri.
Asana este capabilă să se ocupe de munca continuă (rezolvarea de erori, întreținere etc.), precum și de anumite tipuri de proiecte, dar adesea mai ușoare, care nu necesită să aranjați o mulțime de componente mobile cu alte proiecte în curs de desfășurare.
Pe de altă parte, software-ul de gestionare a proiectelor poate gestiona mai multe proiecte complicate în același timp.
Să presupunem că o companie construiește 50 de case într-un an. O aplicație de gestionare a proiectelor poate trasa fiecare etapă de construcție pentru toate casele, astfel încât acestea să se desfășoare în ordinea corectă și ca echipamentele comune și forța de muncă calificată să fie disponibile la momentul potrivit pentru fiecare parte a construcției. Dacă un utilaj sau o persoană este brusc scos din funcțiune, aplicația de gestionare a proiectului vă ajută să reorganizați programele de construcție a tuturor celor 50 de case, precum și programele tuturor persoanelor care lucrează la ele. Asana nu poate face chiar așa ceva, dar vă poate ajuta să planificați, să zicem, lansarea unui produs sau o campanie de marketing. ( sursa)
13.1.2 Structura de bază a aplicației Asana
Înainte de a începe să folosiți Asana sau înainte ca oamenii din cadrul organizației dvs. să înceapă să o folosească, dvs., cel care ia deciziile, trebuie să decideți în ce mod ar trebui folosită această aplicație pentru a obține beneficii maxime. În timp ce alte aplicații de productivitate sunt orientate spre simplitate, Asana are multe opțiuni cu care trebuie să vă familiarizați înainte de a putea lucra cu adevărat cu ea. Flexibilitatea, care este principala caracteristică a aplicației, poate fi un pic copleșitoare în ceea ce privește simplitatea. Cu toate acestea, este rezonabil de intuitivă, dar fiecare echipă trebuie să se gândească bine la procesele sau sarcinile pe care dorește să le gestioneze cu ajutorul Asana și la modul în care ar trebui să facă acest lucru. Șabloanele pot fi de ajutor, dar, într-adevăr, trebuie să faceți ceva muncă folosind aplicația pentru a vă da seama.
În primul rând, trebuie să vă familiarizați cu termenii utilizați în interiorul aplicației. Atunci când creați un cont, vă puteți asocia la Workspaces (Spații de lucru) și Organizations (Organizații). Cea mai simplă definiție a unei Organizații este că este un cont Asana care conectează pe toată lumea cu același domeniu de e-mail. Pe de altă parte, un Spațiu de lucru este locul în care oamenii lucrează împreună la același proiect. Puteți vedea mai jos o definiție mai detaliată a terminologiei Asana.
Proiectul (Project) este lucrarea propriu-zisă și poate conține oricâte Sarcini (Tasks) doriți. Proiectul este locul în care țineți evidența sarcinilor, vorbiți cu colegii dvs. de lucru și așa mai departe.
Mai jos aveți definiții mai complete ale termenilor pe care trebuie să îi cunoașteți pentru o mai bună înțelegere a modului în care funcționează Asana.
Organizația (Organization)
O organizație în Asana este un grup de persoane care lucrează în aceeași companie. Atunci când vă înscrieți în Asana folosind domeniul de e-mail al companiei dvs., aceasta vă va atribui organizația companiei dvs. De exemplu, dacă domeniul de e-mail al companiei dvs. este @yourcompany.com, oricine se alătură Asana folosind acest domeniu de e-mail va face parte din organizația companiei. Un membru al organizației poate:
- Crea o nouă echipă
- Solicita să se alăture altor echipe din cadrul organizației
- Vedea numele și adresa de e-mail ale altor membri
- Accesa proiectele și sarcinile care sunt publice pentru Organizație.
De asemenea, puteți invita și alte persoane care nu utilizează domeniul de e-mail al companiei să facă parte din Organizația dvs.
Asana îi numește Invitați (Guests) ai Organizației. Aceștia pot accesa proiecte și sarcini și pot colabora în gestionarea proiectelor cu alte persoane din Organizație.
Spațiul de lucru (Workspace)
Un spațiu de lucru este o zonă de lucru partajată pentru un grup de utilizatori. Utilizatorii care împart un spațiu de lucru pot colabora la proiectele și sarcinile din spațiul de lucru. Puteți crea mai multe spații de lucru și puteți invita alte persoane din cadrul organizației sau din exterior să se alăture spațiului de lucru.Un spațiu de lucru este o zonă de lucru dedicată pentru echipa dvs. Echipa poate fi atât de mare ca întreaga dvs. companie sau atât de mică ca doar dvs. În cadrul spațiului de lucru, vă creați proiectul. Un proiect este o colecție de sarcini pe care trebuie să le îndepliniți pentru a atinge un obiectiv. (sursa)
13.1.3 Prețuri
Puteți începe să utilizați Asana abonându-vă la unul dintre cele patru planuri de finanțare disponibile. Ei bine, de fapt, aveți trei planuri plătite și încă unul care este gratuit. Cei mai mulți utilizatori încep cu planul gratuit, iar mai târziu, dacă își dau seama că au nevoie de mai multe opțiuni, fac upgrade la unul dintre celelalte planuri plătite. Dar planul gratuit este destul de util dacă folosiți Asana pentru proiecte personale sau dacă aveți o organizație mică.
Basic (gratuit), Premium (10,99 dolari de persoană pe lună), Business (24,99 dolari de persoană pe lună) și Enterprise (24,99 dolari de persoană pe lună) sunt cele patru tipuri de servicii oferite de Asana.
În ceea ce privește contul gratuit, există foarte puține limite privind capacitățile acestuia. Aveți proiecte și echipe nelimitate, iar singura limită este că nu puteți avea mai mult de 15 persoane care să se alăture. O altă restricție este că fiecare cont poate avea doar 1.000 de sarcini active. Acest lucru este mai mult decât suficient. Dacă aveți 1.000 de sarcini active și 15 persoane cu care lucrați, atunci nu mai contează ce aplicație de gestionare a proiectelor folosiți. Niciuna dintre ele nu vă poate ajuta prea mult, cu atât mai mult una gratuită. Fișierele pe care le puteți încărca nu trebuie să fie mai mari de 100 MB, dar nu aveți nicio limită în ceea ce privește numărul de fișiere cu care lucrați. Vizualizările, adică reprezentările vizuale ale sarcinilor dvs., pe care le obțineți sunt mai puține decât în cazul unui abonament plătit. O vizualizare bazată pe liste, precum și un calendar și un tablou kanban încorporat sunt singurele disponibile.
Asana Premium include tot ceea ce este inclus în contul gratuit, plus ceva mai mult. Aveți controale administrative, asistență prioritară și posibilitatea de a crea echipe și proiecte private.
Acest plan este destul de asemănător cu cel gratuit. Doar în ceea ce privește funcționalitatea putem observa câteva diferențe. De exemplu, limita de 1.000 de sarcini nu se aplică aici și, de asemenea, vă permite să aveți oricâți membri ai echipei doriți. De asemenea, primiți câteva câmpuri personalizate în plus pentru a le adăuga la sarcini, cum ar fi posibilitatea de a schimba statutul lucrării. Puteți avea un număr nelimitat de invitați, adică oameni cu care lucrați, dar nu este necesar ca aceștia să poată edita conținutul. Acest lucru este posibil datorită consolei de administrare, o altă opțiune inclusă în acest plan, care vă permite să vă supervizați membrii echipei. Ca bonus, primiți și forumuri private.
Cel mai important beneficiu al actualizării sunt noile vizualizări, în special cronologia și tabloul de bord. Ambele vă oferă mult control și o perspectivă asupra proiectului dumneavoastră, tabloul de bord vă oferă toate informațiile de care aveți nevoie dintr-o privire, iar cronologia, care funcționează ca o diagramă Gantt.
Asana Business se adresează organizațiilor mari. Pe lângă opțiunile disponibile în Premium, primești Portfolios, Goals, Workload, Proofing, integrări cu unele aplicații de obicei limitate (cum ar fi Salesforce și Adobe Creative Cloud), precum și un constructor de reguli personalizate, cunoscute uneori sub numele de automatizări.
Integrarea acestora vă va simplifica munca, mai ales dacă sunteți manager de proiect, și puteți automatiza pentru a ști când sunt îndeplinite sarcinile. Veți avea și mai mult control asupra cui folosește ce și când.
Planul Business oferă, de asemenea, noi vizualizări. Prima este „portofolii”, care este o perspectivă de sus în jos a mai multor proiecte, ideală pentru un manager care gestionează mai multe echipe. Există, de asemenea, vizualizarea „obiective”, care arată cât de bine vă descurcați în ceea ce privește atingerea obiectivelor specifice ale companiei pe baza criteriilor pe care le alegeți.
13.1.4 Aspect și experiența utilizării aplicației
Interfața Asana este aproape exact așa cum vă așteptați de la acest tip de aplicație. Este destul de simplă și directă, fără a fi prea aglomerată. De asemenea, prezintă anumite surprize, cum ar fi animațiile care apar pe ecran din când în când.
Poți alege să folosești Asana ca aplicație desktop (pentru MacOS sau Windows) sau pe mobil ca aplicație pentru Android / iOS.
Așa cum era de așteptat, în setările de profil, puteți adăuga informații de bază despre cont, puteți controla notificările, ajusta preferințele de afișare și configura integrările cu alte aplicații, cum ar fi Harvest, Slack, Microsoft Teams, Zoom, Figma și altele.
Nu există diferențe importante între aplicațiile pentru mobil și desktop, dar este de preferat să folosiți un ecran mare pentru a vă descurca în multitudinea de opțiuni de la Asana. Așadar, cea mai bună alegere este să folosiți Asana prin intermediul versiunii sale de desktop. Dar asta nu este o obligatoriu, puteți, la fel de bine, să fiți productiv folosind-o pe telefon. Cu alte cuvinte, puteți utiliza Asana dacă aveți o conexiune la internet, indiferent de dispozitivul ales. Ba mai mult, nici conexiunea la internet nu este o necesitate. Platforma poate fi folosită și offline. Atunci când lucrați offline în aplicațiile mobile, veți vedea un nor gri care indică acest fapt și singura diferență este că conținutul dvs. va fi sincronizat doar atunci când restabiliți conexiunea la internet. Abia atunci colaboratorii dvs. vor putea să vadă toate modificările efectuate.
Interfața Asana este împărțită în 5 zone:
- Bara laterală (Sidebar) – accesează Homepage, My Tasks, Inbox, Teams și proiectele din spațiul de lucru sau din organizația dvs.
- Header – conține acțiunile și vizualizările pentru proiectul, My Tasks sau View pe care le utilizați în acel moment
- Bara de sus (Top Bar) – Căutare, Adăugare rapidă, setările profilului dvs. și setările spațiului de lucru sau ale organizației
- Panoul principal (Main Pane) – afișează o listă de sarcini, Conversații, Calendar, progres sau Fișiere
- Panoul din dreapta (Right Pane) – conține detaliile unei sarcini sau Conversații (sursa)
Puteți vedea o explicație mai detaliată cu privire la interfața Asana vizitând pagina web oficială a aplicației.
Sarcina (Task) este nucleul principal al unui proiect Asana. Cu toate acestea, sarcinile nu se află la baza ierarhiei, ele pot conține, de asemenea, mai multe subtask-uri împreună cu multe alte opțiuni, cum ar fi date de scadență, date de scadență recurente, persoane desemnate, atașamente, comentarii, etichete și așa mai departe. Ori de câte ori se fac modificări la una dintre sarcini sau la una dintre subtask-uri, persoanele care lucrează la proiect, sau persoanele care urmăresc proiectul, sunt notificate cu privire la acest fapt. De asemenea, comentariile pot fi modificate după postare și pot include mențiuni @.
Toate informațiile de care aveți nevoie se află într-un singur loc. Toate comentariile și celelalte date pe care le puteți „atașa” la sarcini vor rămâne exact acolo unde trebuie să fie: în interiorul sarcinilor proiectului. Astfel, colaboratorii și destinatarii nu trebuie să discute în afara Asana. Odată ce sarcinile și subtask-urile sunt finalizate, istoricul sarcinii și toate evenimentele care au avut loc devin asociate sarcinii.
„De exemplu, dacă o sarcină obișnuită pentru echipa dvs. este încheierea de contracte cu noi clienți, subactivitățile ar trebui să acopere toate etapele, cum ar fi confirmarea interesului clientului, trimiterea documentelor necesare, primirea documentelor returnate, trimiterea unui e-mail de bun venit și așa mai departe. Diferite persoane ar putea fi responsabile pentru fiecare etapă, iar cu Asana, poți atribui fiecare etapă persoanei corespunzătoare și poți adăuga data scadentă corespunzătoare la momentul potrivit.” (sursa)
În ceea ce privește căutarea, etichetele (tags) sunt cele responsabile pentru acest lucru și lucrurile funcționează destul de bine în acest domeniu. Tot ce trebuie să faceți este să adăugați etichete la sarcina sau la orice altceva și apoi, mai târziu, când numele unei etichete va fi căutat, vor fi afișate toate proiectele sau sarcinile „etichetate” cu aceasta.
Progresul muncii dvs. poate fi urmărit cu ajutorul căsuțelor de control interactive care pot fi bifate ori de câte ori sarcinile sunt finalizate. În cazul în care sarcinile sunt bifate din greșeală, acestea pot fi, de asemenea, debifate la fel de ușor.
Puteți adăuga detalii la sarcinile dvs. utilizând câmpurile personalizate care pot conține informații despre munca dvs., cum ar fi prioritatea sarcinii sau starea de progres.
O altă caracteristică pe care o veți găsi foarte utilă este capacitatea Asana de a crea dependențe între sarcini (dependencies between tasks). Acest lucru înseamnă că se poate seta ca, de exemplu, doar atunci când o sarcină este finalizată, o alta să poată fi începută. Spus simplu, puteți crea relații între sarcini, indiferent de conținutul acestora.
Diagrama Gantt este vizualizarea care vă ajută să vedeți dependențele și o obțineți cu Asana Timeline. Dependențele sunt liniile dintre sarcini care vă arată ce sarcini sunt legate între ele. Diagramele Gantt sunt utile în ceea ce privește dependențele, deoarece puteți vedea modul în care sarcinile pot fi influențate unele de altele. De exemplu, dacă finalizarea unei sarcini este întârziată, oricare ar fi motivul, aceasta va influența celelalte sarcini care sunt legate de ea.
13.1.5 Utilizarea aplicației Asana
Acum este momentul în care învățăm cum funcționează cu adevărat Asana. Mai jos veți vedea o serie de materiale video scurte, fiecare cu un subiect specific, despre cum să începeți să utilizați Asana.