Introducerea și Validarea Datelor

La sfârşitul acestui capitol veți ști:

• Deschiderea (închiderea) unei aplicaţii de calcul tabelar.
• Salvarea registrelor de calcul;
• Introducerea datelor;
• Gestionarea datelor in foile de calcul;
• Formarea foii de calcul
• Introducerea formulelor si functiilor;
• Sortarea datelor;
• Filtrarea datelor;
• Validarea datelor;
• Corectarea erorilor;
• Introducerea diagramelor;

Concepte elementare ale aplicaţiei Microsoft Excel

Concepte elementare ale aplicaţiei Microsoft Excel

Aplicaţiile de calcul tabelar, cum ar fi Microsoft Excel, servesc la organizarea şi procesarea informaţiilor, în special a acelora de tip numeric.

Printre avantajele utilizării unei astfel de aplicaţii de calcul tabelar se pot menţiona:

• Raportările şi situaţiile dintr-o organizaţie se elaborează, de regulă, periodic (zilnic, săptămânal, lunar, trimestrial, anual), pe aceeaşi structură, doar că de fiecare dată cu alte valori. Din acest motiv, este suficient să se definească o singură dată structura foii de calcul (antetele de rând şi de coloană, formulele de calcul, etc.), urmând ca apoi raportările să fie completate periodic cu datele curente;
• Datele utilizate în foile de calcul pot fi reprezentate grafic, astfel încât să poată fi prezentate într-o formă sugestivă şi sintetică;

Deschiderea aplicaţiei

Fereastra Excel conţine elemente cunoscute Microsoft Office:

• Bara de titlu, ce conţine numele registrului curent şi numele aplicaţiei;
• Bara instrumente acces rapid (Quick Access Toolbar), cu butoanele de comandă Salvare (Save), Anulare (Undo) şi Refacere (Redo). Această bară poate fi personalizată prin adăugarea sau eliminarea de butoane prin acţionarea butonului de comandă Particularizare.
• Panglica (Ribbon), proiectată pentru accesarea rapidă şi intuitivă a comenzilor, prin acţionarea butoanelor de comandă. Butoanele sunt organizate în grupuri de comenzi înrudite, fiecare grup purtând un nume, afişat dedesubtul butoanelor, iar grupurile, la rândul lor, sunt reunite, pe criterii logice, în file (taburi). Fiecare tab (filă) corespunde unui tip de activitate, cum ar fi: inserări, opţiuni de vizualizare, dispunere în pagină, etc. Grupurile specifice unei anumite activităţi se afişează la clic pe tabul corespunzător. Din motive de ergonomie, unele taburi sunt afişate doar atunci când sunt necesare, cum ar fi tabul Instrumente diagramă(Chart Tools), care apare doar atunci când este selectată o diagramă. Panglica poate fi minimizată temporar şi reafişată prin bifarea/debifarea opţiunii Minimizare panglică(Minimize the Ribbon), accesibilă din butonul Particularizare barăde instrumente Acces rapid (Customize Quick Access Toolbar) sau la clic dreapta în zona panglicii. Altfel: dublu clic pe un tab sau combinaţia de taste Ctrl + F1;
• Bara de stare, ce afişează informaţii privind starea de lucru din fereastră şi deţine, printre altele, instrumente pentru schimbarea modului de vizualizare şi a dimensiunii de vizualizare;
• Barele de defilare (Scrollbars) pe orizontală şi verticală.

Elementele de interfaţă specifice aplicaţiei Microsoft Excel

• Zona de lucru este constituită din foaia de calcul curentă. Aceasta este împărţită în coloane (columns) şi linii sau rânduri(rows). Coloanele, în număr de 16.384, sunt numite, în ordine alfabetică, de la A la XFD, iar rândurile sunt identificate prin numere, în ordine crescătoare, de la 1 la 1.048.576. Intersecţia dintre un rând şi o coloană se numeşte celulă(cell). Fiecare celulă are o adresă formată din literele coloanei urmate de numărul rândului la intersecţia cărora se află (exemple: C15; BF183)
• Bara de formule (Formula Bar) este situată deasupra zonei de lucru, este împărţită în două zone, şi anume:
• Caseta Nume (Name Box), situată în partea stângă; afişează adresa celulei curente şi permite deplasarea rapidă la o anumită celulă a cărei adresă sau nume se tastează în casetă
• Lista cu indicatoarele foilor de calcul este situată în stânga barei de defilare pe orizontală şi butoanele pentru deplasarea între acestea La un moment dat doar una din foile de calcul ale registrului este curentă şi aceasta se selectează cu clic pe numele ei din lista cu indicatoarele de foi. Fiecare foaie electronică de calcul are un nume implicit „Foaie” („Sheet”) urmat de un număr (Foaie1, Foaie2)(Sheet1, Sheet2). O celulă dintr-o foaie de calcul va fi referită în formulele de calcul prin nume foaie!referinţăcelulă,(exemplu: Foaie1!A1sau Sheet1!A1) dacă referirea se realizează în altă foaie de calcul decât cea curentă. Dacă referirea se realizează în foaia de calcul curentă celula va fi referită doar prin referinţa sa (exemplu: A1).

Elementele de interfaţă specifice aplicaţiei Microsoft Excel

• Zona de lucru este constituită din foaia de calcul curentă. Aceasta este împărţită în coloane (columns) şi linii sau rânduri(rows). Coloanele, în număr de 16.384, sunt numite, în ordine alfabetică, de la A la XFD, iar rândurile sunt identificate prin numere, în ordine crescătoare, de la 1 la 1.048.576. Intersecţia dintre un rând şi o coloană se numeşte celulă(cell). Fiecare celulă are o adresă formată din literele coloanei urmate de numărul rândului la intersecţia cărora se află (exemple: C15; BF183)
• Bara de formule (Formula Bar) este situată deasupra zonei de lucru, este împărţită în două zone, şi anume:
• Caseta Nume (Name Box), situată în partea stângă; afişează adresa celulei curente şi permite deplasarea rapidă la o anumită celulă a cărei adresă sau nume se tastează în casetă
• Lista cu indicatoarele foilor de calcul este situată în stânga barei de defilare pe orizontală şi butoanele pentru deplasarea între acestea La un moment dat doar una din foile de calcul ale registrului este curentă şi aceasta se selectează cu clic pe numele ei din lista cu indicatoarele de foi. Fiecare foaie electronică de calcul are un nume implicit „Foaie” („Sheet”) urmat de un număr (Foaie1, Foaie2)(Sheet1, Sheet2). O celulă dintr-o foaie de calcul va fi referită în formulele de calcul prin nume foaie!referinţăcelulă,(exemplu: Foaie1!A1sau Sheet1!A1) dacă referirea se realizează în altă foaie de calcul decât cea curentă. Dacă referirea se realizează în foaia de calcul curentă celula va fi referită doar prin referinţa sa (exemplu: A1).

Crearea unui registru nou

• Deschiderea unui nou registru gol se poate face mai rapid din butonul de comandă Nou (New) albarei de acces rapid

Salvarea unui registru

Salvarea fişierelor Excel se realizează din Buton Office → Salvare (Office Button →Save) sau din butonul Salvare (Save) de pe bara de acces rapid. În cadrul acestei operaţii se stabilesc următoarele opţiuni: numele fişierului, în caseta Nume fişier (File Name); locaţia (folderul destocare), prin selectarea acestuia din lista Salvare în (Save in); şi tipul fişierului, din lista Salvare cu tipul (Save as type).

Documentele create cu Excel sunt implicit de tipul Registru de lucru Excel (Excel Workbook) cu extensia .xlsx.

Închiderea registrului

Închiderea registrului curent se realizează din Buton Office → Închidere (Office Button →Close) sau din butonul Închidere fereastră (Close Window) al registrului.

Părăsirea aplicaţiei presupune închiderea automată a tuturor registrelor deschise şi se realizează prin Buton Office → Ieşire din Excel (Office Button →Exit Excel) sau din butonul Închidere (Close) de pe bara de titlu a aplicaţiei.

Gestionarea datelor din foile de calcul

Selectarea celulelor

Pentru multe acţiuni ce se efectuează în Microsoft Excel, trebuie să se selecteze în prealabil una sau mai multe celule.

Există mai multe modalităţi de selectare a celulelor:

• Selectarea unei celule – alegerea celulei ca celulă activă prin clic în celulă;
• Selectarea unui bloc de celule (zona compactă de celule adiacente), se poate face în două moduri:
  • clic pe una din celulele din colţul zonei → glisarea mous-ului până în colţul diagonal opus;
  • clic pe una din celulele din colţul zonei → cu tasta Shift apăsată clic pe colţul diagonal opus.

Introducerea şi modificarea informaţiilor

Introducerea informaţiilor se realizează astfel: se selectează celula cu clic pe ea şi se tastează conţinutul. Acesta apare atât în celulă cât şi în bara de formule. Terminarea introducerii se face prin confirmarea informaţiilor introduse:

• Tasta Enter –celulă activă devine celula de mai jos;
• Clic pe butonul de pe bara de formule –celulă activă rămâne tot celula curentă;
• Tasta Tab –celulă activă devine celula din dreapta.

Modificarea conţinutului unei celule se realizează prin două metode:

• Selectând celula cu clic pe ea, clic în bara de formule, apoi se operează modificarea, sau
• Dublu clic în celulă, apoi se operează modificarea.

Pe parcursul lucrului în foaia de calcul se poate opta ca între anumite date să se mai introducă altele noi, fără a le pierde pe cele deja introduse.

În acest caz se pot introduce celule, rânduri, coloane sau foi electronice de calcul goale care ulterior se vor umple cu datele dorite.

Inserare de rânduri

Se selectează câte o celulă din fiecare rând ce va fi situat sub noile rânduri goale, apoi tabul Pornire → grupul Celule → din lista butonului Inserare → Inserare rânduri foaie (tabul Home → grupul Cells → din lista butonului Insert → Insert Sheet Rows); sau clic dreapta pe selecţie → Inserare (Insert).

Inserare de coloane

Se selectează câte o celulă din fiecare coloană ce va fi situată în dreapta noilor coloane goale, apoi tabul Pornire → grupul Celule → din lista butonului Inserare → Inserare coloane foaie (tabul Home → grupul Cells → din lista butonului Insert → Insert Sheet Columns) sau clic dreapta pe selecţie → Inserare (Insert).

Inserarea foilor de calcul

Se selectează o foaie de calcul, apoi tabul Pornire → grupul Celule → din lista butonului Inserare → Inserare Foaie (tabul Home → grupul Cells → din lista butonului Insert → Insert Sheet). Noua foaie de calcul se va poziţiona înaintea celei de pe care s-a dat comanda. Ordinea foilor de calcul se poate modifica prin operația „drag and drop”. Pentru a insera simultan mai multe foi de calcul, se selectează în prealabil atâtea foi câte se doresc a fi inserate, apoi tabul Pornire.

Ştergerea conţinutului celulelor

Se selectează celulele, se apasă tasta Delete; această opţiune şterge doar conţinutul celulei, nu şi alte componente ale acesteia (formatări, comentarii).

Redimensionarea rândurilor / coloanelor

În cazul în care dimensiunea coloanelor ce conţin valori numerice este prea mică, în celulele respective se afişează ####.

Redimensionarea rândurilor/coloanelor se face indiferent de tipul informaţiilor conţinute, astfel:

• Manual – se poziţionează mouse-ul pe chenarul din dreapta numelui coloanei sau de sub numărul rândului şi se glisează până la dimensiunea dorită.

Redenumire foi de calcul

Redenumirea unei foi de calcul se face astfel:

1. Clic dreapta pe numele foii de calcul al cărei nume trebuie modificat.
2. Din meniul contextual se alege comanda Redenumire (Rename) şi se tastează noul nume. O altămodalitate: se selectează foaia de calcul de redenumit → tabul Pornire → grupul Celule → butonul Format → Redenumire foaie (tabul Home → grupul Cell → butonul Format → Rename Sheet) şi se tastează noul nume.

Formatarea registrului de lucru (Workbook)

Formatarea celulelor

Formatarea se realizează astfel:

1. Se selectează elementele (celule, rânduri, coloane) în care există date al căror aspect se va schimba.
2. Se alege tabul Pornire → grupul Celule → butonul Format → Formatare celule (tabul Home → grupul Cells → butonul Format → Format Cells) – pentru formatarea celulelor; altfel: clicdreapta pe celulele selectate → Formatare celule (Format Cells) Apare caseta de dialog Formatare celule (Format Cells). Aceasta conţine mai multe taburi:

Tabul Număr (Number) – permite alegerea modului de reprezentare a diferitelor tipuri de date din celule, conform categoriei alese din lista Categorie (Category). Categoriile cel mai des utilizate sunt:

• General (General) – anulează formatarea existentă pentru valori numerice.
• Număr(Number) –permite:
  • Stabilire numărde zecimale –Număr zecimale (Decimal places);
  • Afişare numere utilizând separator mii –Utilizarea separator mii (Use 1000 Separator);
  • Afişarea numere negative – Numere negative (Negative Numbers).
• Procentaj (Percentage) –permite:
  • Transformarea valorii numerice existentă în celulă într-o valoare procentuală prin înmulţirea valorii iniţiale cu 100 şi adăugarea simbolului „%”;
  • Stabilire număr de zecimale (Decimal places).
• Simbol monetar (Currency) – afişează valorile numerice însoţite de simbolul monetar şi permite:
  • Alegerea simbolul monetar din lista Simbol (Symbol). Simbolul implicit este cel ales pentru opţiunile regionale;
  • Stabilire număr de zecimale (Decimal places);
  • Forma de afişare a numerelor negative (Negative Numbers).
• Dată(Date) –permite:
  • Selectarea diferitelor formate de afişare pentru data calendaristică din lista Tip (Type).
  • Oră(Time) – permite:
  • Selectarea diferitelor formate de afişare pentru momentul de timp din lista Tip (Type).

Tabul Aliniere (Alignment) permite alinierea conţinutului celulei (pe orizontală şi verticală), orientarea, încadrarea textului încelulă, unirea mai multor celule (îmbinare celule).

Aliniere text (Text alignment)

• Aliniere text (Text alignment) permite alinierea textului pe Orizontală (Horizontal) şi pe Verticală (Vertical) în cadrul celulei.
• Indent permite modificarea indentării (retragerii faţă de marginea celulei) a conţinutului celulei; fiecare unitate de indentare este echivalentul dimensiunii unui caracter.
• Orientare (Orientation) permite înclinarea textului cu un unghi, sau scrierea pe verticală.
• Încadrare text (Wrap text) permite împărţirea automată a textului din celulă pe mai multe rânduri în funcţie de lăţimea celulei.
• Proprietatea Potrivire prin reducere (Shrink to fit) permite redimensionarea textului din celulă astfel încât să se încadreze pe un singur rând în lăţimea coloanei.
• Proprietatea Îmbinare celule (Merge Cells) permite unirea a două sau mai multe celule alăturate selectate şi transformarea lor într-o singură celulă; celula astfel obţinută va avea adresa primei celule din grupul selectat.
• Opţiunile de formatare ale filei Aliniere (Alignment) a casetei de dialog Formatare celule (Format Cells) sunt disponibile şi din tabul Pornire → grupul Aliniere (tabul Home →grupul Alignment), şi anume:
• butoanele de tip Aliniere (Align…) – diverse combinaţii de alinieri
• butonul Orientare (Orientation) – înclinarea sau scrierea pe verticală;
• butoanele Mărire indent (Increase Indent) şi Micşorare indent (Decrease Indent) –creşterea sau diminuarea retragerii conţinutului faţăde marginea celulei;
• butonul Încadrare text (Wrap Text) – împărţirea textului pe mai multe rânduri în interiorul celulei;
• butonul Îmbinare şi centrare (Merge and Center) – îmbinarea celulelor alăturate selectate şi centrarea pe orizontală a conţinutului.

Tabul Font (Font)

Tabul Font (Font) –permite precizarea formatarea fonturilor (caracterelor) după cum urmează:

• Lista Font (Font) –permite alegerea unui corp de literă.
• Lista Stil font (Font Style) permite alegerea stilului fontului.
• Lista Dimensiune (Size) – permite schimbarea dimensiunii fontului.
• Lista Subliniere (Underline) – permite alegerea unui stil de subliniere.
• Lista Culoare (Color) – permite modificarea culorii textului.
• Tăiere text cu o linie (Stikethrough) – taie textul selectat cu o linie.
• Exponent (Superscript) – formatare ca exponent.
• Indice (Subscript) – formatare ca indice.
• mare parte din opţiunile de formatare ale filei Font a casetei de dialog Formatare celule (Format Cells) sunt disponibile şi din tabul Pornire → grupul Font (tabul Home → grupul Font), şi anume:

Tabul Bordură (Border)

Tabul Bordură (Border) – permite alegerea stilului, culorii şi poziţiei chenarelor celulelor selectate.

• Lista Stil (Style) – permite alegerea unui stil de linie.
• Lista Culoare (Color) – permite alegerea culorii liniei.
• Setări prestabilite (Presets) –conţine opţiunile pentru chenar astfel:
• Fără (None) – elimină chenarele existente;
• Contur (Outline) – adaugă chenar exteriorului blocului de celule selectat;
• Interior (Inside) –adaugă chenar interiorului blocului de celule selectat.
• Configurarea chenarelor poate fi realizată şi din opţiunile butonului Borduri (Borders) din tabul Pornire → grupul Font (tabul Home → grupul Font).

Tabul Umplere (Fill)

Tabul Umplere (Fill) – permite alegerea culorii de fundal pentru celulele selectate, astfel:

• Lista Culoare fundal (Background Color) – alegerea culorii de fundal;
• Lista Culoare model (Pattern Color) –alegerea unei culori a liniilor de haşură;
• Lista Stil model (Pattern Style) –alegerea unui stil de haşurare.
• Alegerea culorii de fundal pentru umplerea celulelor poate fi realizată şi cu ajutorul listei
• butonului Culoare de umplere (Fill Color) din tabul Pornire → grupul Font (tabul Home →grupul Font).

Ascunderea rândurilor, coloanele se realizează astfel:

1. Se selectează rândul sau coloana respectivă;
2. Tabul Pornire → grupul Celule → butonul Format → Ascundere şi reafişare→ Ascundere rând sau Ascundere coloane (tabul Home → grupul Cells → butonul Format → Hide and Unhide → Hide Rows sau Hide Columns).

Afişarea rândurilor, coloanele ascunse:

1. Se selectează rândurile sau coloanele învecinate celei ascunse (sau se selectează întreaga foaie de calcul), apoi:
2. Tabul Pornire → grupul Celule → butonul Format → Ascundere şi reafişare→ Reafişare rând sau Reafişare coloane (tabul Home → grupul Cells → butonul Format → Hide and Unhide → Unhide Rows sau Unhide Columns).

Ascunderea foii de calcul

Se realizează din tabul Pornire → grupul Celule → butonul Format Ascundere şi reafişare→ Ascundere foaie (tabul Home → grupul Cells → butonul Format Hide and Unhide → Hide Sheet).

Formatarea foilor de calcul

Stabilirea caracteristicilor de formatare ale unei foi de calcul se poate realiza, în mare măsură, din diversele opţiuni puse la dispoziţie de butoanele de comandă ale tabului Aspect pagină (Page Layout) sau din caseta de dialog Iniţializare pagină (Page Setup).

Aceste setări se vor folosi și pentru pregătirea paginii în vederea tipăririi.

Caseta de dialog Iniţializare pagină (Page Setup) se poate afişa, printre alte variante, cu clic pe butonul cu săgeată din colţul dreapta jos al oricăruia dintre grupurile Iniţializare pagină (Page Setup), Scalare pentru a se potrivi (Scale to Fit) sau Opţiuni de foaie (Sheet Options) ale tabului Aspect pagină (Page Layout).

Caracteristicile de formatare ce pot fi asociate unei foi de calcul privesc următoarele aspecte:

Stabilirea marginilor paginii

Se poate opta pentru una din variantele predefinite de configurare a marginilor de Sus (Top), Jos (Bottom), Stânga (Left), Dreapta (Right) ale paginii, şi anume Normal, Îngust (Narrow) sau Lat (Wide) din: Tabul Aspect pagină → grupul Iniţializare pagină → butonul Margini (tabul Page Layout → grupul Page Setup → butonul Margins) → se alege una dintre variantele predefinite sau, pentru a defini margini particulare: Butonul Margini → Margini particularizate → în caseta de dialog Iniţializare pagină→ fila Margini → se introduc dimensiunile în casetele Sus, Jos, Stânga şi Dreapta (Butonul Margins → Custom margins → în caseta de dialog Page Setup → fila Margins → se introduc dimensiunile în casetele Top, Bottom, Left şi Right)

Stabilirea orientării paginii

Orientarea paginii poate fi verticală Portret (Portrait) sau orizontală Vedere (Landscape), iar comutarea între cele două variante se face din: Tabul Aspect pagină → grupul Iniţializare pagină → butonul Orientare → Portret sau Vedere (Tabul Page Layout → grupul Page Setup → butonul Orientation → Portrait sau Landscape) sau din caseta de dialog Iniţializare pagină→ fila Pagină→ rubrica Orientare (Page Setup → fila Page → rubrica Orientation).

Stabilirea dimensiunii hârtiei

Se poate opta pentru o dimensiune predefinită a hârtiei pe care se va face imprimarea din: Tabul Aspect pagină → grupul Iniţializare pagină→ butonul Dimensiune (tabul Page Layout → grupul Page Setup → butonul Size) → se alege o dimensiune predefinită sau, Mai multe dimensiuni pagină (More Paper Sizes), se poate alege o dimensiune a hârtiei din: Caseta de dialog Iniţializare pagină→ fila Pagină→ lista casetei Dimensiune hârtie (caseta de dialog Page Setup → fila Page → lista casetei Paper Size).

Crearea şi modificarea antetului şi a subsolului (Header and Footer)

Configurarea acestor zone se poate realiza astfel:

Tabul Inserare → grupul Text → butonul Antet şi subsol (tabul Insert → grupul Text → butonul Header & Footer) ceea ce va conduce la trecerea automată a foii de calcul în modul de vizualizare Aspect pagină (Page Layout) şi la afişarea în panglica aplicaţiei a instrumentelor de lucru cu antetul şi subsolul – Instrumente antet şi subsol (Header & Footer Tools), cu tabul Proiectare (Design);

• Clic în una dintre cele trei casete (stânga, centru, dreapta) destinate antetului -pentru a crea antet sau în una dintre cele trei casete destinate subsolului – pentru a crea subsol; poziţia casetei determina alinierea informaţiilor introduse;
• Se introduc informaţiile, care pot fi texte obişnuite introduse de la tastatură sau câmpuri cu diverse informaţii predefinite, ce pot fi inserate cu ajutorul butoanelor tabului Proiectare (Design) → grupurile Antet şi subsol (Header & Footer) şi Elemente antet şisubsol (Header & Footer Elements), cum ar fi:
  • butoanele Antet (Header), respectiv Subsol (Footer) → deschid liste cu informaţii predefinite ce pot fi inserate în casetele de antet, respectiv de subsol
  • butonul Număr de pagină (Page Number) → numărul paginii
  • butonul Număr de pagini (Number of Pages) → numărul total de pagini
  • butonul Data curentă (Current Date) → data curentă
  • butonul Ora curentă (Current Time) → ora curentă
  • butonul Cale fişier (Path File) → calea către şi numele registrului curent
  • butonul Nume fişier (File Name) → numele registrului curent
  • butonul Nume foaie (Sheet Name) → numele foii de calcul
  • butonul Imagine (Picture) → inserarea unei imagini din fişier
  • butonul Formatare imagine (Format Picture) → opţiunile de formatare ale imaginii inserate

Deplasarea între zona de antet şi cea de subsol se poate face din grupul Navigare (Navigation) → butoanele Salt la antet (Go To Header) şi Salt la subsol (Go o Footer).

Se stabilesc, dacă este cazul, prin bifare sau debifare, opţiuni suplimentare, din tabul Proiectare → grupul Opţiuni (tabul Design → grupul Options).

Semnificaţia bifării opţiunilor este:

• Prima pagină diferită (Different First Page) – elimină antetul şi subsolul deja create de pe prima pagină, urmând eventual a se introduce altele noi
• Paginile pare diferă de cele impare (Different Odd & Even Pages) – antet şi subsol diferite pe paginile pare şi pe cele impare
• Scalare la document (Scale with Document) – antetul şi subsolul se vor ajusta cu acelaşi factor de scalare ca şi foaia de calcul
• Aliniere la marginile paginii (Align with Page Margins) – marginile antetului şi ale subsolului se aliniază cu marginile stânga şi dreapta ale paginii

Se părăseşte zona de antet/subsol cu clic într-o celulă a foii de calcul şi se revine, eventual, în modul de vizualizare Normal.

Introducerea formulelor și funcțiilor

Introducerea unei formule – expresie de calcul

Formula – reprezintă expresie de calcul formată din:

• Semnul „=” este în mod obligatoriu primul caracter în orice formulă;
• Operanzi (etichete, valori, referinţe de celule/ blocuri de celule, funcţii);
• Operatori:
  • aritmetici (+ adunare, -scădere, / împărţire, * înmulţire, ^ ridicare la putere);
  • logici (and, or, not);
  • relaţionali(> mai mare, >= mai mare sau egal, < mai mic, <=mai mic sau egal, = egal, <> diferit).
• Paranteze rotunde pentru a schimba ordinea normală de efectuare a calculelor.

Pentru introducerea unei formule se parcurg următorii paşi:

• Se selectează celula în care se aşteaptă rezultatul.
• Se tastează semnul „=”.
• Se introduc componentele formulei:
  • Operatori, paranteze – direct de la tastatură;
  • Operanzii se introduc de la tastatură sau, dacă aceştia sunt referinţe la celulele implicate în calcul, pot fi specificaţi şi prin selectare cu mausul direct din foaia de calcul.
• Se confirmă formula apăsând tasta Enter sau prin clic pe butonul de pe bara de formule.
• Se renunţă la introducerea formulei pe parcursul tastării apăsând tasta Esc, sau prin clic pe butonul de pe bara de formule.

Modificarea unei formule introdusă şi confirmată se realizează prin două metode:

• În bara de formule – se selectează celula respectivă cu clic pe ea, se execută clic în bara de formule şi se operează acolo modificarea.
• Direct în celulă – dublu clic în celulă, se obţine punctul de inserţie, apoi se operează modificarea.

Utilizarea funcţiilor Excel

Funcţiile aplicaţiei Excel sunt instrumente încorporate de calcul care pot efectua calcule complexe din diverse domenii (baze de date, statistic, matematic, financiar, analitic, etc.).

Orice funcţie este compusă din denumirea funcţiei şi argumentele funcţiei, precizate între paranteze rotunde. Există şi funcţii de tip volatil, fără argumente, dar chiar şi în cazul lor, după denumirea funcţiei apar două paranteze rotunde () nume_funcţie(argumente).

Multe dintre funcţii au mai multe argumente, constituite într-o listă de argumente. Separatorul de listă este punct şi virgulă (;) pentru setul de opţiuni regionale româneşti şi virgulă pentru setul de opţiuni regionale engleze (us).

Introducerea unei funcţii într-o formulă se poate realiza în două variante:

• • Varianta 1 pentru introducerea unei funcţii: prin utilizarea casetei de dialog Inserare funcţie (Insert Function). Această casetă de dialog poate fi accesată în diverse moduri:
    • Tabul Formule → grupul Bibliotecă de funcţii → butonul Inserare funcţie (tabul Formulas → grupul Function Library → butonul Insert Function);
    • Butonul Inserare funcţie Insert Function (fx) de pe bara de formule.
  • Varianta 2 pentru introducerea unei funcţii: prin tastarea funcţiei şi a componentelor sale direct în celula în care va fi returnat rezultatul, argumentele putând fi precizate prin tastare sau selectare cu mouse-ul. Aplicaţia Excel 2007 pune la dispoziţie facilitatea de completare automată a funcţiilor în formule, facilitate care funcţionează astfel:
    • după tastarea în celulă a semnului „=” şi a primei/ primelor litere din numele unei funcţii, Excel afişează o listă derulantă ce conţine funcţiile al căror nume începe cu caracterele deja introduse; din această listă se poate alege, cu dublu clic pe numele ei, funcţia dorită.

Funcţii matematice

Funcţiile din categoria Mat &Trig (Math &Trig) – Matematică şi trigonometrie – se întind de la simple formule pentru efectuarea unor calcule elementare până la funcţii complexe.

SUM

Funcţia SUM adună valorile precizate drept argumente.

Sintaxa: SUM (number1; number 2; …) unde:number 1, number 2, … sunt de la 1 la 30 de argumente pentru care se va obţine însumarea.

SUMIF

Funcţia SUMIF adună argumentele specificate printr-un criteriu dat.

Sintaxa: SUMIF (range;criteria;sum_range) unde:

• • • range reprezintă celulele ce vor fi evaluate de criteriul dat;
    • criteria reprezintă criteriul, sub forma unui număr, expresie sau text, care stabileşte care celule vor intra în adunare;
    • sum_range reprezintă celulele supuse operaţiei de adunare.

ROUND

Funcţia ROUND rotunjeşte un număr la numărul specificat de zecimale

Sintaxa: ROUND (number;num_digits) unde:

• • • number este numărul ce se va rotunji;
    • num_digits reprezintă numărul de zecimale la care va fi rotunjit numărul.

INT

Funcţia INT rotunjeşte în jos un număr până la cel mai apropiat întreg (furnizează drept rezultat partea întreagă a unui număr)
Sintaxa: INT (number)

Funcţii statistice

Între funcţiile din categoria Statistice (Statistical) se regăsesc atât funcţii simple, pentru returnarea mediei aritmetice, minimului, maximului unui domeniu, numărare (AVERAGE, MIN, MAX, COUNT), dar şi funcţii statistice mai complexe, cum ar fi cele pentru calculul abaterilor absolute şi standard sau a diverselor tipuri de distribuţii sau de probabilităţi.

MAX

Funcţia MAX calculează maximul valorilor de tip numeric referite într-o listă de argumente

Sintaxa: MAX(number 1;number 2;…) unde:number 1; number 2;…sunt între 1 şi 30 de argumente ce pot conţine sau pot referi diverse tipuride informaţii, dintre care însă se va calcula maximul doar al celor de tip numeric.

MIN

Funcţia MIN calculează minimul valorilor de tip numeric referite într-o listă de argumente

Sintaxa: MIN(number 1;number 2;…) unde:number 1; number 2;…sunt între 1 şi 30 de argumente ce pot conţine sau pot referi diverse tipuride informaţii, dintre care însă se va calcula minimul doar al celor de tip numeric.

AVERAGE

Funcţia AVERAGE calculează media aritmetică valorilor de tip numeric referite într-o listă de argumente

Sintaxa: AVERAGE(number 1;number 2;…) unde:number 1; number 2;…sunt între 1 şi 30 de argumente ce pot conţine sau pot referi diverse tipuride informaţii, dintre care însă se va calcula media aritmetică doar pentru cele de tip numeric.

COUNT

Funcţia COUNT numără celulele ce conţin informaţii de tip numeric şi numerele introduse într-o listă de argumente.

Sintaxa: COUNT(value1;value2;…) unde: value1; value2;…sunt între 1 şi 30 de argumente ce pot conţine sau pot referi diverse tipuri de informaţii, dintre care însă vor fi numărate doar cele de tip numeric

COUNTIF

Funcţia COUNTIF numără, dintr-o zonă de celule, doar pe acelea care îndeplinesc un criteriu dat.

Sintaxa: COUNTIF(range;criteria)
unde:

• • • range este zona în care se va face numărarea;
    • criteria este un criteriu de selectare, sub formă de număr, expresie sau text.

Funcţia logică IF

Funcţia IF, din categoria Logice (Logical), testează o condiţie şi returnează o valoare dacă condiţia precizată este adevărată (îndeplinită) şi o altă valoare dacă condiţia este falsă (nu este îndeplinită). Pentru evaluarea condiţiei logice la adevărat sau fals se utilizează operatori relaţionali (=, <>, <, >, <=, >=).

Sintaxa: IF(Logical_Test;Value_if_true;Value_if_false)

unde:

• • • Logical_Test reprezintă condiţia, testul, şi este orice expresie ce poate fi evaluată ca adevărată sau falsă;
    • Value_if_true reprezintă rezultatul pentru condiţie adevărată (îndeplinită);
    • Value_if_false reprezintă rezultatul pentru condiţie falsă (neîndeplinită); dacă este omisă, rezultatul pentru condiţie neîndeplinită va fi valoarea logică FALSE.

Sortarea

Sortarea reprezintă ordonarea înregistrărilor unui tabel în ordine alfabetică, numerică sau cronologică, după culoarea de umplere a celulelor, culoarea fonturilor, după simboluri grafice, ascendent sau descendent, după unul sau mai multe criterii de sortare.

Sortarea având drept criteriu o singură coloană:

Clic într-o celulă a coloanei criteriu de sortare Tabul Pornire → grupul Editare → butonul Sortare şi filtrare (Tabul Home → grupul Editing → butonul Sort & Filter) → în funcţie de natura informaţiilor conţinute şi de ordinea de sortare se alege:

• Pentru informaţii de tip şir de caractere → Sortare de la A la Z (Sort A to Z) sau Sortare de la Z la A (Sort Z to A);
• Pentru informaţii de tip numeric → Sortare de la cel mai mic la cel mai mare (Sort Smallest to Largest) sau Sortare de la cel mai mare la cel mai mic (Sort Largest to Smallest);
• Pentru informaţii de tip dată calendaristică / timp → Sortare de la cel mai vechi la cel mai nou (Sort Oldest to Newest) sau Sortare de la cel mai nou la cel mai vechi (Sort Newest to Oldest);
• Sortarea după culoarea de umplere a celulelor → Sortare particularizată (Custom Sort) → în caseta de dialog Sortare (Sort) se precizează:
  • În caseta Sortare după (Sort By) – numele coloanei criteriu de sortare;
  • În caseta Sortare pe baza (Sort On) → Culoare celulă (Cell Color);
  • Caseta Ordine (Order) – culoarea de umplere după care se solicită ordonarea (se alege din listă);

Orientare (Orientation) – se va alege Sortare de sus în jos (Sort top to bottom) pentru tabele cu înregistrările organizate pe coloane şi cu primul rând antet şi se va alege Sortare de la stânga la dreapta (Sort left to right) pentru tabele cu înregistrările organizate pe rânduri şi cu prima coloană antet de tabel.

Sortarea utilizând mai multe criterii (pe coloane diferite şi/sau pe aceeaşi coloană)

Un nou criteriu de sortare va fi aplicat unui tabel doar pentru acelor înregistrări care, în urma aplicării criteriului anterior, au valori / culori / pictograme identice pe coloana criteriu de sortare. Se pot stabili mai multe criterii de sortare pentru un tabel astfel:

• Clic într-o celulă oarecare a tabelului;
• Tabul Pornire → grupul Editare → butonul Sortare şifiltrare → Sortare particularizată (Tabul Home → grupul Editing → butonul Sort & Filter → Custom Sort) → apare caseta de dialog Sortare (Sort)
• Se stabileşte primul criteriu de sortare, completând, aşa cum s-a prezentat anterior, casetele: Sortare după (Sort By), Sortare pe baza (Sort On), Ordine (Order), eventual Sus/ Jos (On Top/On Bottom) şi opţiuni;

Filtrarea automată a datelor

Filtrarea reprezintă afişarea dintr-un tabel tip bază de date doar a acelor înregistrări care se supun unuia sau mai multor criterii de filtrare. O operaţie de filtrare nu reorganizează înregistrările (mutări sau sortări), ci doar le afişează pe acelea care îndeplinesc condiţia precizată. Filtrarea automată (AutoFilter) pune la dispoziţie un set prestabilit de criterii şi metode de filtrare. Acestea se stabilesc pentru una sau mai multe coloane prin deschiderea butoanelor de filtrare. Afişarea acestor butoane în partea dreaptă a fiecărei celule din antetul tabelului se obţine selectând orice celulă a tabelului şi folosind una din metodele:

• Tabul Pornire → grupul Editare → butonul Sortare şi filtrare → Filtru (Tabul Home → grupul Editing → butonul Sort & Filter → Filter)
• Tabul Date → grupul Sortare şifiltrare → butonul Filtru (Tabul Data → grupul Sort & Filter → butonul Filter)

Declararea tabelului ca Tabel Excel (Table) cu tabul Inserare → grupul Tabele → butonul Tabel (tabul Insert → grupul Tables → butonul Table).

În partea dreaptă a fiecărei celule din antetul tabelului apar butoanele de filtrare, care permit stabilirea criteriilor de filtrare. Se deschide butonul de filtrare al coloanei.

Validarea datelor

Prin validarea datelor întelegem procedurile activate astfel încât în anumite celule să nu se poată introduce decât date care îndeplinesc conditii impuse. Procesul este local pentru fiecare celulă si poate asigura atât afisarea unui mesaj de ajutor la activarea celulei, cât si afisarea unui mesaj de eroare dacă s-a completat o valoare neacceptabilă.

Restrictiile care pot fi impuse pentru continutul unei celule se referă la:

• tipul datei (întreg, zecimal, text etc.);
• limite între care pot fi valorile numerice sau de tip dată calendaristică;
• lungimea unui text;
• formule de validare (utilizate mai ales atunci când celula constituie argument pentru un alt calcul, care trebuie să producă un rezultat de o anumită magnitudine).

După introducerea datelor si efectuarea calculelor, se poate efectua o expertiză a foii pentru a localiza si corecta datele eronate. Dacă documentul este partajat nu se pot modifica restrictiile existente sau adăuga noi restrictii.

Restrictii pentru datele numerice

Acestea pot fi impuse pentru valori numerice sau de tip calendaristic.

1. 1. Se selectează celule pentru care se definesc restrictiile.
   2. Se dă comanda Validation din meniul Data si se activează fisa Settings a dialogului afisat. Dialogul este prezentat în figura următoare.
   3. În lista Allow se selectează tipul de dată numerică impus: Whole number – număr întreg, Decimal – număr zecimal, Date – dată calendaristică, Time – dată orară.
   4. În lista Data se alege operatorul utilizat la validare (numere între anumite limite, mai mici decât, mai mari decât etc.). În functie de operatorul selectat se completează zonele care urmează (în figură Minimum si Maximum deoarece s-a ales operatorul between). Aceste zone pot să contină valori, referinte de celule care contin valorile, formule.
      Dacă se permite ca în celula procesată să poată apărea blancuri sau se indică limite care fac referintă la celule initial goale, atunci se va marca zona Ignore blank. Dacă se doreste ca restrictiile impuse unei celule goale să o trateze ca si cum ar contine zero, atunci se anulează marcajul din Ignore blank.
   5. Pentru afisarea unui mesaj de ajutor/atentionare la activarea unei celule pentru care se definesc restrictiile se activează fisa Input Message a dialogului Data Validation.
      Marcarea controlului Show input message when cell is selected produce afisarea mesajului înscris în zona Input message. Acesta este afisat fie ca casetă de tip balon lângă Office Assistant, fie ca o casetă alăturată celulei, doar când aceasta este activă. Titlul dat în zona Title identifică mesajul si este afisat o dată cu textul acestuia.
   6. Pentru afisarea unui mesaj de eroare, în cazul când în celulă s-a introdus o valoare care nu respectă restrictia impusă, se activează fisa Error Alert a dialogului Data Validation.
      Controlul Show error alert… se marchează dacă se doreste afisarea mesajului în cazul existentei unei erori,
      În lista Style se alege iconita dorită (Stop etc.), imaginea selectată fiind arătată sub listă. Efectul unei alegeri este explicat în continuare.
      Prin selectarea stilului Stop se afisează un mesaj cu butoanele Retry, care permite întoarcerea la editarea celulei, si Cancel.
      Pentru afisarea unui mesaj de informare, care are butoanele OK si Cancel se alege Information.
      Pentru afisarea unui mesaj de atentionare cu textul „Continue?” urmat de butoanele Yes, No si Cancel se alege Warning.
      Butoanele OK si Yes acceptă data introdusă, butonul No nu acceptă data si lasă celula în starea de editare iar Cancel reface starea precedentă a celulei.

Se pare că mesajul de eroare nu este afisat dacă o dată eronată este produsă printr-o formulă sau este plasată de un macro.

În zona Title se trece titlul mesajului de eroare, textul acestuia introducându-se în zona editabilă

Error message.

1. 1. • Specificarea restrictiilor nu afectează formatarea celulelor.
      • Formulele specificate pentru limitele valorilor pot evalua doar date din celule ale aceleeasi foi de calcul. Pentru a utiliza date din alte foi sau caiete se vor introduce în foaia activă referinte la aceste date (prin crearea unei formule simple de genul =referinta) sau se creează în foaia activă un nume pentru datele externe utilizate.
      • Formulele definite nu pot utiliza constante tablouri.

Identificarea valorilor incorecte

Când se analizează o foaie de calcul pentru determinarea intrărilor incorecte, Microsoft Excel identifică valorile care nu satisfac restrictiile definite pentru celule prin comanda Validation (meniul Data). Sunt identificate astfel valorile tastate direct de utilizator sau introduse prin program (de către macro-uri) si valorile care devin incorecte datorită calculelelor unor formule.
Pentru identificarea automată a valorilor incorecte se parcurg etapele următoare.

1. 1. 1. Se afisează bara de unelte Auditing prin Tools–Auditing–Show Auditing Toolbar.
      2. Se actionează butonul Circle Invalid Data.

Pe foaia de calcul, celulele care contin valori neconforme restrictiilor impuse apar încercuite, după cum este arătat în figura alăturată.

Observatii. – Sunt marcate concomitent cel mult 255 de celule cu date incorecte. Dacă foaia de calcul contine mai mult de 255 de astfel de celule, după o primă marcare si corectare se repetă procesul.

1. 1. • În cazul unor restrictii care implică formule de calcul ale limitelor, este nevoie să se recalculeze foaia înainte de localizarea celulelor incorecte. Recalcularea nu este cerută dacă este selectată optiunea de recalculare automată.
      • Pentru a vedea restrictiile si mesajele de eroare ale unei celule se activează celula si se dă comanda Validation (meniul Data).

Localizarea erorilor din functii

Valorile de eroare apar afisate într-o celulă atunci când formula din acea celulă nu poate fi evaluată în mod corect. Microsoft Excel dispune de un mecanism prin care se pot localiza celulele care provoacă eroare în evaluarea unei functii. Valorile de eroare afisate sunt enumerate în sectiunea următoare.

1. 1. 1. Se afisează bara de unelte Auditing.
      2. Se activează celula care afisează eroarea.
      3. Se actionează unealta Trace Error.

Dacă există mai mult de un drum către o celulă care provoacă eroarea, pentru vizualizarea acestora se va actiona de două ori Trace Error.

Valori de eroare

Diagrame

Realizarea unei diagrame

Diagrama este definită ca reprezentarea grafică a datelor de tip numeric dintr-un tabel.

Pentru realizarea unei diagrame se selectează acele blocuri de celule din tabel care vor fi reprezentate grafic (inclusiv celulele corespunzătoare din capul de tabel şi eventualele celule cu text explicativ), apoi tabul Inserare → grupul Diagrame (tabul Insert →grupul Charts) şi se alege tipul diagramei cu clic pe pictograma corespunzătoare Coloană (Column), Bară (Bar), Radială (Pie) etc., ceea ce duce la deschiderea listei cu subtipurile aferente; se selectează subtipul dorit cu clic pe el.

Alegerea tipului şi a subtipului de diagramă se poate face şi din caseta de dialog Inserare diagramă (Insert Chart), casetă care se deschide la comanda Toate tipurile de diagrame (All Chart Types) din lista oricărui buton cu tipuri de diagrame sau la clic pe butonul din colţul dreapta jos al grupului Diagrame (Charts). Caseta de dialog Inserare diagramă (Insert Chart) conţine, în panoul din stânga, lista tipurilor de diagrame, iar în panoul din dreapta, subtipurile disponibile. În urma acestei comenzi, diagrama apare ca obiect în foaia de calcul. Pentru a realiza operaţii de tip redimensionare, copiere, mutare, ştergere, se selectează diagrama cu clic pe ea, apoi:

• Redimensionare – prin glisarea de unul din cei opt marcatori de pe marginile diagramei;
• Mutare/ copiere – prin glisarea de o margine a diagramei (mutare) sau prin glisarea de o margine a diagramei ţinând tasta Ctrl apăsată (copiere); sau utilizând comenzile de mutare/ copiere cunoscute;
• Ştergere– prin apăsarea tastei Delete.

Editarea diagramei

Pentru a modifica o diagramă sau diversele ei componente, este necesară selectarea acesteia cu clic pe ea, după care se utilizează instrumentele de lucru cu diagramele
tabul Instrumente diagramă (Chart Tools), si anume opţiunile puse la dispoziţie de taburile Proiectare (Design), Aspect (Layout) şi Format.

Tabul Proiectare (Design) permite realizarea următoarelor operaţii:-Schimbarea tipului şi subtipului diagramei: grupul Tip → butonul Modificare tip diagramă(grupul Type → butonul Change Chart Type) apare caseta de dialog Modificare tip diagramă (Change Chart Type), de unde se selectează tipul şi subtipul de diagramă dorit.

Schimbarea amplasamentului diagramei:

grupul Locaţie→ butonul Mutare diagramă (grupul Location → butonul Move Chart).

Diagrama va putea fi plasată pe o foaie specială pentru diagramă Foaie nouă: (New sheet:), ce se va poziţiona automat în faţa foii cu datele din care s-a trasat diagrama şi va avea numele implicit Diagramă1 (Chart 1) sau ca obiect într-o foaie de calcul Obiect în: (Object in:).

Adăugarea/eliminarea, poziţionarea, scalarea, formatarea informaţiilor pe axe:

grupul Axe → butonul Axe (grupul Axes → butonul Axes).

Adăugarea/eliminarea liniilor de grilă pe diagramă: grupul Axe → butonul Linii de grilă(grupul Axes → butonul Gridlines).

Modificarea aspectului elementelor de fundal ale diagramei: butoanele grupului Fundal (Background).

Tabul Format permite realizarea următoarelor operaţii:

Formatarea cu un stil de formă predefinit (Shape Style) a oricărui element component selectat al diagramei: grupul Stiluri de forme (Shape Style) → se alege unul dintre stilurile din
listă. Un stil de formă conţine formatări de tipul: culoare şi efecte de umplere, culoare, grosime, efectelinii de chenar, fonturi, etc.).

Formatarea elementelor componente ale diagramei: grupul Stiluri de forme (Shape Style)

→ se alege unul din butoanele: -Umplere formă (Shape Fill) → culori/efecte de umplere. Contur formă(Shape Outline) → culori/grosimi linii de contur.

Efecte formă(Shape Effects) → efecte de tip umbrire, rotire, reflexie.

Aplicarea de efecte textelor din diversele casete ale diagramei:

grupul Stiluri WordArt (WordArt Styles) → se alege un stil predefinit din listă sau se formatează textele elementelor selectate cu butoanele:

• Umplere text (Text Fill) → culoarea de umplere a literei
• Schiţatext (Text Outline) → culoarea de chenar a literei
• Efecte text (Text Effects) → diverse efecte ce pot fi aplicate textelor

Redimensionarea suprafeţei diagramei: grupul Dimensiune → casetele Înălţime formăşi Lăţime formă (grupul Size → casetele Shape Height şi Shape Width).