Recepţionarea Mărfurilor

7.1 Scopul recepţiei

Achiziţionarea mărfurilor de către comerţul en-gross din sfera producţiei este subordonată necesitătilor de ordin cantitativ, structural şi calitativ al comerţului en-detail (cu amănuntul), care  trebuie să corespundă, la rândul său, volumului şi structurii cererii populaţiei din raza deservită.

Prin urmare, o latură principală a activităţii comerţului en-gross o formeaza recepţia mărfurilor. Orice primire de mărfuri în orice gestiune (ca de altfel şi la ieşire) este urmată obligatoriu de recepţionarea produselor respective, în scopul de a verifica:

• dacă şi-a indeplinit exact obligaţiile asumate, concretizate în documentele ce stau la baza comecializării mărfurilor (contract,factură, notă de comandă etc.) cu privire la cantitatea, calitatea  şi sortimentul mărfurilor livrate ;
• dacă organele de transport şi-au îndeplinit  obligaţiile asumate în privinţa cantităţii şi calităţii mărfurilor transportate.

Scopul recepţiei loturilor de mărfuri, care determină şi importanţa sa, consta în :

• verificare modului în care furnizorul  îşi îndeplineşte obligaţiile  asumate prin contract cu privire la sortiment, calitate, cantitate, ambalare, marcare etc.;
• verificarea măsurii în care organele de transport şi-au respectat obligaţiile asumate în legătură cu menţinerea integrităţii cantitative şi calitative a mărfurilor pe toată durata transportului.

Recepţia mărfurilor este foarte importantă,din punct de vedere economic, pentru consumator, comerţ şi producţie, întrucât ea contribuie la realizarea următoareleor obiective:

• evitare patrunderii în reteaua comercială a mărfurilor necorespunzătoare calitativ,ca structură şi sortiment;
• evitarea formării stocurilor supranormativ, care genereaza imobilizări de fonduri şi plăţi pentru dobanzi;
• influenţarea directă a producătorilor pentru a furniza numai marfuri corespunzatoare standardelor,normelor tehnice si caietelor de sarcini, prin refuzul produselor necorespunzătoare;
• stabilirea răspunderii materiale pentru orice pagubă produsă ca urmarea a recepţionării unor mărfuri necorespunzătoare calitativ sau cantitativ.

Dintre toate etapele pe care le parcurg loturile de mărfuri,recepţia calitativă şi cantitativă poate genera divergenţe si litigii între furnizor, cărăuş şi beneficiar.În acest sens este necesară cunoaşterea răspunderilor ce revin fiecăreia dintre parţi.

Răspunderea furnizorului pentru lipsurile calitative sau cantitative ale mărfurilor se stabilesc în urmatoarele situaţii:

• nerespectarea riguroasă a calităţii livrate, potrivit normelor şi standardelor de produţie a acestora;
• nerespectarea normelor tehnice de ambalare, încărcare,manipulare şi fixare în mijlocul de transport;
• folosirea pentru ambalare a unor materiale necorespunzatoare;
• completarea greşită a documentelor de transport prin înscrierea unor date inexacte,  incomplete sau prin înscrierea datelor în alte rubrici decât cele rezervate;
• declararea nereală a greutăţii;
• livrări masiv, nejustificat, care provoacă locaţii şî perturbări în procesul circulaţiei bunurilor;
• absenţa sigiliilor corespunzătoare pe mijloacele de transport.

Răspunderile cărăuşului se stabilesc pentru integritatea mărfurilor transportate din momentul primirii şi pâă la eliberarea lor către beneficiar. Momentul primirii este specificat prin aplicarea unei ştampile pe documentul de transport.

Responsabilitatea cărăuşului pentru consecinţele unui transport necorespunzător se refera la:

• folosirea unui mijloc de transpor neadecvat grupei respective de mărfuri;
• prezenţa lipsurilor cantitative rezultate ca urmare a scurgerilor şi avariilor pe timpul transportului;
• neanunţarea beneficiarului în timp util, pentru a se prezenta sâ îşi primească mărfurile.

Răspunderile beneficiarului există dim momentul şi de la locul descărcării până la cel al depozitării mărfurilor.În această etapă pot apărea lipsuri sau degradări ale mărfurilor. Ca urmare, beneficiarului îi revin răspunderi legate de:

• îndeplinirea unor activităţi distincte la primirea mărfurilor,cum sunt : executarea formalităţilor prealabile preluării loturilor de marfă (primirea documentelor d transport) ; verificarea mijlocului de transport ; cercetarea şi ridicarea sigiliilor de pe mijlocul de transport;verificarea conţinutului a ambalajelor acestor mijloace; solicitarea reîncărcării mărfurilor atunci când apar lipsuri pe parcursul transportului;
• supravegherea executării descărcării mărfurilor, transortarea şi introducerea lor în depozit;
• efectuarea recepţiei calitative şi cantitative  a mărfurilor primite în termenul legal stabilit, respectiv de 6 ore pentru marfurile uşor alterabile şi de 5 zile pentru celelalte mărfuri.

7.2 Etapele procesului de recepţie

Pocesul de recepţie a mărfurilor se realizează de către beneficiar, cu sau fără prezenţă furnizorului.

Locul efectuării recepţiei:

• poate fi sediul beneficiarului sau sediul furnizorului; la sediul furnizorului este necesară prezenţa ambelor părţi ;
• se alege sediul furnizorului, în cazul mărfurilor cu grad ridicat de complexitate, deoarece furnizorul dispune de aparatură complexă, necesară verificării calitative,sau în cazul în care se livreaza cantităţi mari de mărfuri la intervalle scurte de timp.

Tehnologia realizarii procesului de recepţie cuprinde 4 categorii:

1. verificarea integrităţii şi stării igienico-sanitar a mijlocului de transport(prezenţa sigiilor, eventualele avarii,salubriatatea acestuia, documentele care prescriu calitatea mărfurilor);

2. verificarea documentelor (documente de contractare, documente ce însotesc lotul de marfă);

3. identificarea lotului de marfă şi verificarea cantitativă a acestuia;

4. verificarea calitativă a lotului de marfă.

Alte operaţiuni care au loc simultan cu recepţia:

1. extragerea probelor elementare;

2. mânuirea, pregatirea şi analiza probelor;

3. întocmirea documentelor recepţiei;

4. acceptarea sau respingerea lotului de marfă.

Recepţia mărfurilor este efectuată  de o comisie de recepţie, formată din 3-5 membri, care au urmatoarele atribuţii :

• efectuează recepţia cantitativă şi calitativă a marfurilor;
• urmareşte evoluţia calităţii marfurilor recepţionate pe toată perioadă depozitării.

Conţinutul etapelor procesului de recepţie

Obiectul controlului de recepţie este lotul de produse (cantitatea de produse de acelaşi fel, obţinute din aceleaşi materii prime, prin aceleaşi procedee tehnologice, având aceeiaşi destinaţie, aceeiaşi formă de ambalaj, aceeaşi dată de fabricaţie).

7.2.1 Verificarea documentelor

Se verifică:

1. documentele de contractare (contractul, anexele la contract,graficele de livrări, specificaţiile)

2. documentele de însoţire a lotului:

• documentele de livrare (factură, aviz de expediţie).
• documente de transport ( conosament,scrisoare de trăsură, foaie de parcurs).
• documente de certificare a calităţii
  • certificat de calitate: document eliberat de furnizor, prin care acesta dovedeşte calitatea produsului ;în acesta se menţionează încercările şi probele la care a fost supus produsul în conformitate cu standardele, normele tehnice sau alte clauze prevăzute în contract ;
  • certificat de conformitate: document eliberat conform regulilor   unui sistem de verificare, ce indică faptul că produsul îndeplineşte condiţiile stabilite printr-un standard sau alte documente normative date ;
• certificat de conformitate: declaraţie făcută de furnizor, prin care garantează că produsul corespunde unui nivel calitativ stabilit printr-un document normativ;
• ­bulletin de analiză: se elibereaza pentru produsele alimentare chimice şi cuprind nivelul caracteristicilor de calitate ale produsului;
• certificat de garantie – cuprinde nivelul caracteristicilor de calitate ale produsului; precizează calitatea mărfurilor,conform prevedrilor contractuale; are rol de confirmare a calităţii produsului, dar şi de garantare a acestuia pentru cumpărător.

7.2.2 Recepţia calitativă

Această etapă are cea mai mare pondere în activitatea comisiei de recepţie. E presupune o serie de operaţiuni, în urma cărora lotul este declarat corespunzător sau necoresspunzător şi ca urmare, este acceptat sau respins.

Etapele verificării calităţii lotului de mărfuri:

• alegerea tipului de verificare;
• extragerea eşantioanelor;
• verificarea propriu-zisă a calităţii;
• interpretarea rezultatelor;
• luarea deciziei de acceptare sau respingere.

Comisia de recepţie efectuează verificarea calităţii pe baza standardelor, care cuprind caracteristicile de calitate ale mărfurilor verificate, clasificarea deficienţelor a acestora , precum si procedura ce trebuie urmărită în cazul canstatării unor defecte.

În funcţie de caracteristicile analizate (organoleptice sau de laborator), există următoarele tipuri de verificări:

• verificarea calităţii prin atribute
• verificarea calităţii prin măsurare

1. Verificarea calităţii prin atribute:

• presupune constatarea prezenţei sau absenţei caracteristicii atributive (organoleptice), la fiecare produs realizat;
• presupune stabilirea numărului de produse din eşantion care posedă sau nu caracteristica atributivă respectivă, deci împărtirea produselor în corespunzătoare şî necorespunzătoare.

Rezultatele verificării prin caracteristici atributive se exprimă în doua moduri:

• prin fracţiune defectivă :raportul procentual între numărul produselor defecte şi numarul total de produse verificate;
• prin numărul defecte la 100 unităţi de produs.

2. Verificarea calităţii prin măsurare

Presupune măsurarea caracteristicilor cantitative la fiecare produs din eşantion.

Pentru verificarea calităţii prin atribute şi măsurare se folosesc: metoda organoleptică şi metoda de laborator.

Metoda organoleptica (analiză senzorială) stabileşte cu ajutorul organelor de simţ proprietăţile organoleptice ale mărfurilor (aspect, culoare, miros, gust etc.).

Este o metodă rapidă, uşoară, prezintă însa dezavantajul subiectivităţii, deoarece rezultatele obţinute depind de acurateţea simţurilor persoanelor care fac verifivarea calităţii şi de pregătirea profesională a acestora.

Metodele de laborator stabilesc proprietăţile fizice, chimice, mecanice, micro-biologoce ale mărfurilor, cu ajutorul aparatelor şi instrumentelor de laborator.

Se poate spune deci că, în timp ce verificarea prin atribute este simplă,economică, verificarea prin măsurare este laborioasă, presupune folosirea unui personal calificat. Ea este, în schimb, mai precisă.